Strategia rozwoju biznesu zapisana w umowie najmu Część 3
W pierwszym artykule tej serii pisałam o tym, że umowę najmu warto negocjować nie dla firmy, którą jesteśmy dzisiaj, ale dla firmy, którą chcemy być za kilka lat. To właśnie dlatego rozmowa o ekspansji powinna rozpocząć się znacznie wcześniej, zanim dodatkowa powierzchnia stanie się potrzebna.
W drugim artykule: Masz w umowie prawo do ekspansji. Czy na pewno? pokazałam natomiast, że samo wpisanie do umowy prawa ekspansji wcale nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorca rzeczywiście będzie mógł z niego skorzystać w sposób adresujący konkretną potrzebę rozwoju. O skuteczności tej klauzuli decydują szczegóły: określenie powierzchni, warunków finansowych, standardu technicznego czy procedury jej wykonania.
Pozostaje jednak jeszcze jedno pytanie. Jak właściwie zabezpieczyć przyszłą ekspansję? Prawo ekspansji? Ekspansja gwarantowana? Prawo pierwszeństwa najmu (ROFR)? Prawo pierwszej oferty (ROFO)?
To jedno z tych pytań, na które bardzo często odpowiadam… „to zależy”. Nie dlatego, że prawnicy lubią unikać jednoznacznych odpowiedzi. Dlatego, że każde z tych rozwiązań odpowiada na zupełnie inne ryzyko biznesowe.
Wybieramy sposób zarządzania ryzykiem, a nie klauzulę.
Podczas negocjacji umowy najmu przedsiębiorcy często pytają mnie, które rozwiązanie jest najlepsze. Moja odpowiedź zwykle zaczyna się od pytań:
- Jak chcecie rozwijać swój biznes przez najbliższe lata?
- Czy wiadomo już, jaka dodatkowa powierzchnia będzie potrzebna?
- Czy wiadomo, kiedy będzie potrzebna?
- Czy rozwój jest przesądzony, czy dopiero rozważany?
- Czy większym ryzykiem jest brak powierzchni, czy raczej konieczność zapłacenia za przestrzeń, która ostatecznie nie będzie wykorzystana?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają świadomie wybrać mechanizm, który rzeczywiście będzie wspierał rozwój przedsiębiorstwa.
Prawo ekspansji – gdy znasz odpowiedzi
Klasyczne prawo ekspansji najlepiej sprawdza się wtedy, gdy przedsiębiorca potrafi już określić kierunek rozwoju. Wie, że dodatkowa powierzchnia będzie potrzebna. Zna jej orientacyjny metraż. Często potrafi również wskazać moment, w którym będzie chciał z niej skorzystać. W takiej sytuacji strony już na etapie podpisywania umowy uzgadniają najważniejsze warunki przyszłego najmu. To rozwiązanie daje dużą przewidywalność. Najemca zyskuje pewność, że konkretna powierzchnia będzie na niego czekała, a warunki jej wynajęcia nie będą zależały od sytuacji rynkowej w przyszłości.
Problem polega na tym, że takie prawo bardzo często obowiązuje jedynie przez określony czas, zazwyczaj krótki. W praktyce, którą widziałam wielokrotnie przy stole negocjacyjnym, trzy, cztery miesiące od podpisania umowy to standard, nie wyjątek. Jeśli najemca nie „wywoła” prawa w tym oknie, prawo ekspansji wygasa. Wynajmujący odzyskuje swobodę wynajęcia powierzchni komukolwiek innemu.
I tu rodzi się pytanie, które w case study z jednym z moich klientów pojawiło się niemal natychmiast: co, jeśli potrzeba pojawi się nie za trzy czy cztery miesiące, tylko za dwanaście?
Zanim jednak o prawie pierwszeństwa, wspomnę że jest rozwiązanie, które znacznie rzadziej pojawia się w umowach najmu, a w określonych sytuacjach może okazać się bardzo skuteczne – ekspansja gwarantowana. To mechanizm przeznaczony dla najemców, którzy są przekonani, że dodatkowa powierzchnia będzie im potrzebna. W takim modelu najemca już na etapie podpisywania umowy zobowiązuje się do wynajęcia całej docelowej powierzchni. Do określonego momentu korzysta jednak tylko z jej części i płaci czynsz wyłącznie za faktycznie użytkowaną powierzchnię. Dopiero po upływie uzgodnionego terminu zaczyna opłacać czynsz za całość i zyskuje możliwość korzystania z całej powierzchni, niezależnie od tego, czy jego biznes rzeczywiście rozwinął się zgodnie z wcześniejszymi założeniami.
To rozwiązanie pozwala zabezpieczyć przestrzeń z dużym wyprzedzeniem i uniknąć kosztownej relokacji w momencie dynamicznego wzrostu. Daje również komfort stopniowego rozwoju operacji, bez konieczności ponownego poszukiwania magazynu czy negocjowania kolejnej umowy najmu. Daje także w pewnych sytuacjach możliwość szybszego objęcia docelowej powierzchni, która „czeka” na najemcę, co w określonych przypadkach może być bardzo korzystne.
Z drugiej strony ma jednak swoją cenę. Jeżeli rozwój przedsiębiorstwa okaże się wolniejszy od prognoz, najemca i tak będzie zobowiązany do opłacania czynszu za całą powierzchnię. Ryzyko braku dostępności magazynu zostaje więc zastąpione ryzykiem ponoszenia kosztów niewykorzystanej powierzchni.
ROFR – gdy nie znasz odpowiedzi, ale chcesz być pierwszy
Nie każda organizacja potrafi z kilkuletnim wyprzedzeniem przewidzieć tempo swojego rozwoju. W takich sytuacjach lepiej sprawdza się prawo pierwszeństwa najmu (Right of First Refusal, ROFR).
ROFR to klauzula w umowie najmu, która oznacza, że jeśli strona trzecia (potencjalny najemca) jest zainteresowana inną powierzchnią w budynku, po ustaleniu warunków z wynajmującym, warunki te muszą najpierw zostać zaoferowane najemcy, aby mógł je zaakceptować lub je odrzucić, zanim inny najemca będzie mógł zawrzeć umowę najmu.
Istota ROFR jest zatem zupełnie inna niż prawa ekspansji. Nie rezerwuje ono konkretnej powierzchni. Zapewnia natomiast najemcy pierwszeństwo, jeżeli wynajmujący będzie chciał wynająć ją komuś innemu. To rozwiązanie daje najemcy czas na podjęcie decyzji wtedy, gdy rzeczywiście pojawi się taka potrzeba.
Jednocześnie trzeba pamiętać, że ROFR nie daje najemcy wpływu na warunki przyszłej oferty. Może on jedynie zdecydować, czy przyjmuje ofertę przedstawioną przez wynajmującego, czy z niej rezygnuje.
W praktyce szczególną uwagę zwracam jednak na jeszcze jeden element. W wielu projektach umów spotykam się z postanowieniem, zgodnie z którym jednorazowa odmowa przyjęcia oferty oznacza definitywną utratę prawa pierwszeństwa. Moim zdaniem takie rozwiązanie znacząco osłabia wartość całego mechanizmu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której wynajmujący przedstawia ofertę już kilka tygodni po podpisaniu umowy najmu. Najemca nie jest jeszcze gotowy na ekspansję, więc z niej nie korzysta. Jeżeli w tym momencie bezpowrotnie traci prawo pierwszeństwa, może się okazać, że rok później, gdy dodatkowa powierzchnia rzeczywiście będzie potrzebna, nie będzie już miał żadnego instrumentu chroniącego jego dalszy rozwój w tej lokalizacji.
Dlatego w negocjacjach rekomenduję takie ukształtowanie postanowień umowy, aby jednorazowa rezygnacja z oferty nie prowadziła automatycznie do utraty prawa pierwszeństwa jeśli ostatecznie nie doszło do zawarcia umowy z innym najemcą. To właśnie odpowiednio zaprojektowana procedura realizacji ROFR decyduje o tym, czy będzie on realnym zabezpieczeniem możliwości ekspansji.
ROFO – gdy chcesz rozmawiać, zanim zrobi to rynek
Jeszcze inaczej działa prawo pierwszej oferty (Right of First Offer, ROFO). Tutaj to najemca jako pierwszy otrzymuje propozycję wynajęcia dodatkowej powierzchni. Dopiero jeżeli strony nie osiągną porozumienia, wynajmujący może rozpocząć rozmowy z innymi zainteresowanymi.
To rozwiązanie pozostawia więcej przestrzeni do negocjacji. Nie daje jednak gwarancji, że strony ostatecznie zawrą umowę. Jeżeli negocjacje się przedłużą albo zakończą fiaskiem, wynajmujący odzyskuje pełną swobodę rozmów z rynkiem, a najemca zostaje bez żadnego zabezpieczenia na tę powierzchnię. ROFO sprawdza się najlepiej wtedy, gdy najemcy zależy przede wszystkim na realnym głosie w kształtowaniu warunków.
Warstwowe zabezpieczenie – gdy przyszłość ma więcej niż jeden scenariusz
Tu dochodzimy do sedna. W praktyce najlepszym rozwiązaniem bardzo rzadko jest wybór jednego instrumentu. Znacznie częściej skuteczną strategię ekspansji buduje świadome połączenie kilku mechanizmów, tak aby ograniczenia jednego były uzupełniane przez zapisy drugiego.
Weźmy przykład dynamicznie rozwijającej się spółki z branży e-commerce. Dziś zajmuje 10 000 m² powierzchni magazynowej. Prognozy zakładają wzrost do 20 000 m² w ciągu roku i nawet 30 000 m² w perspektywie kolejnych dwóch-trzech lat. Czy w takiej sytuacji wystarczy samo prawo ekspansji? Niekoniecznie.
Jeżeli potrzeba zwiększenia powierzchni pojawi się dopiero po upływie okresu, w którym najemca mógł skorzystać z tego prawa, całe zabezpieczenie może okazać się iluzoryczne. Dlatego w takich przypadkach rekomenduję połączenie dwóch mechanizmów. Prawo ekspansji zabezpiecza najbliższy etap rozwoju i daje możliwość szybkiego powiększenia powierzchni na wcześniej uzgodnionych warunkach. ROFR chroni najemcę na wypadek, gdyby potrzeba ekspansji pojawiła się później, niż pierwotnie zakładano, albo gdy dodatkowa powierzchnia zwolni się dopiero po wygaśnięciu prawa ekspansji.
WLS Academy – gdy chcesz projektować strategię, a nie tylko negocjować klauzule
Im dłużej zajmuję się negocjowaniem umów najmu, tym bardziej utwierdzam się w przekonaniu, że przedsiębiorcy zbyt wcześnie zaczynają rozmawiać o konkretnych postanowieniach umowy. Moim zdaniem właściwa kolejność wygląda zupełnie inaczej. Najpierw rozmawiamy o strategii przedsiębiorstwa. O planach rozwoju, modelu biznesowym i ryzykach, które chcemy ograniczyć. Dopiero później zastanawiamy się, które postanowienia umowy najlepiej tę strategię zabezpieczą.
To właśnie ta filozofia jest fundamentem WLS Academy. Nie uczymy wyłącznie negocjowania umów najmu. Uczymy, jak przełożyć strategię rozwoju przedsiębiorstwa na postanowienia
umowy i świadomie dobierać rozwiązania, które będą wspierały biznes nie tylko w dniu podpisania kontraktu, ale również wiele lat później.
Wierzę, że skuteczna umowa najmu powinna być świadomie zaprojektowanym narzędziem wspierającym realizację strategii rozwoju przedsiębiorstwa.
Artykuł przygotowała:
Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association, twórczyni WLS Academy – przestrzeni rozwijania kompetencji profesjonalistów odpowiedzialnych za operację, najem i rozwój biznesu w sektorze magazynowym i logistycznym.
Potrzebujesz indywidualnego dodatkowego wsparcia?
