Strategia rozwoju biznesu zapisana w umowie najmu cz.1
Większość firm negocjuje magazyn dla biznesu, który prowadzi dzisiaj. Potrzebujemy 10 000 m² powierzchni. Wiemy, jaki wolumen obsługujemy. Potrafimy oszacować liczbę pracowników, doków czy miejsc parkingowych. Na tej podstawie negocjujemy czynsz, długość najmu i pozostałe warunki umowy. Tymczasem umowę podpisujemy najczęściej na pięć, siedem, dziesięć, a czasem nawet piętnaście lat.
I właśnie dlatego podczas negocjacji warto zadać sobie pytanie, czy projektujemy magazyn dla firmy, którą jesteśmy dzisiaj, czy dla firmy, którą chcemy być za pięć lat?
Z mojego doświadczenia wynika, że właśnie w tym miejscu pojawia się jeden z droższych błędów popełnianych podczas negocjacji umów najmu. O przyszłym rozwoju biznesu zaczynamy rozmawiać dopiero wtedy, gdy magazyn przestaje wystarczać. Kiedy kończy się miejsce na składowanie. Gdy pojawiają się problemy z przepustowością. Albo wtedy, gdy nowy klient wymaga dodatkowej powierzchni, której po prostu nie mamy. W praktyce oznacza to najczęściej rozpoczęcie poszukiwań kolejnego magazynu albo kosztowną relokację całej operacji.
Rozwój biznesu nie zawsze daje się przewidzieć. Ale można się na niego przygotować.
Podczas jednych z prowadzonych przeze mnie negocjacji reprezentowałam dynamicznie rozwijającą się spółkę z branży e-commerce. W tamtym momencie potrzebowała około 10 000 m² powierzchni magazynowej. Prognozy zakładały jednak, że w ciągu kolejnych dwunastu miesięcy zapotrzebowanie wzrośnie do 20 000 m², a w perspektywie następnych dwóch lat może osiągnąć nawet 30 000 m². To właśnie wtedy pojawiły się pytania: Jak zabezpieczyć możliwość dalszego rozwoju, nie wiedząc dokładnie, kiedy i w jakiej skali będzie on potrzebny? Jak chcemy rozwijać ten biznes przez najbliższych kilka lat?
To pytanie jest znacznie ważniejsze niż negocjowanie kilku eurocentów różnicy w stawce czynszu. Dobrze zaprojektowana strategia ekspansji może zdecydować o możliwościach rozwoju firmy przez kolejne lata. Magazyn nie jest celem samym w sobie. Jest konsekwencją rozwoju przedsiębiorstwa. Jeżeli strategia zakłada dynamiczny wzrost, automatyzację, nowych klientów czy zmianę modelu dystrybucji, to umowa najmu również powinna być na to przygotowana.
To właśnie ta zmiana perspektywy stała się jednym z fundamentów WLS Academy. Nie chcemy uczyć wyłącznie negocjowania poszczególnych postanowień umowy najmu. Chcemy pokazać, jak przełożyć strategię rozwoju przedsiębiorstwa na postanowienia umowy. Jak projektować kontrakty, które nie tylko odpowiadają na potrzeby biznesu w dniu ich podpisania, ale wspierają jego rozwój przez kolejne lata.
Magazyn kończy się wcześniej, niż myślimy
Mówiąc o ekspansji, najczęściej myślimy o braku metrów kwadratowych. W praktyce magazyn bardzo często „kończy się” znacznie wcześniej.
Kończy się przepustowość doków. Brakuje miejsc parkingowych. Wyczerpują się możliwości kompletacji zamówień. Pojawiają się ograniczenia związane z automatyką czy infrastrukturą techniczną. Dopiero na końcu zaczyna brakować samej powierzchni.
To właśnie dlatego decyzja o ekspansji nie powinna wynikać wyłącznie z liczby zajętych metrów kwadratowych. Powinna być konsekwencją analizy całego modelu operacyjnego i planów rozwoju przedsiębiorstwa.
Oczywiście nikt nie potrafi dziś przewidzieć, jak będzie wyglądał biznes za pięć czy siedem lat. Nie wiemy, czy wolumen wzrośnie o 20%, czy o 200%. Nie wiemy, czy pojawi się automatyzacja. Nie wiemy, czy zmieni się model sprzedaży. Nie wiemy, czy za kilka lat organizacja nie będzie obsługiwała zupełnie innego rynku.
Umowa najmu nie powinna próbować przewidywać przyszłości, to i tak niemożliwe. Powinna natomiast pozostawić organizacji przestrzeń do reagowania na zmiany, kiedy już nastąpią.
💡Projektujemy możliwości, nie scenariusz. To zasadnicza różnica i właśnie ona oddziela umowy, które wspierają rozwój, od tych, które go blokują.
Kiedy najdroższa bywa przeprowadzka
W rozmowach o ekspansji uwaga najczęściej koncentruje się na kosztach najmu dodatkowej powierzchni. Znacznie rzadziej analizujemy koszt alternatywny, czyli sytuację, w której odpowiednich postanowień w umowie zabrakło. A ten bywa często wyższy.
Relokacja magazynu oznacza nie tylko konieczność znalezienia nowej lokalizacji. To również koszty przeniesienia operacji, adaptacji nowego obiektu, odtworzenia infrastruktury, ponownego wykonania prac fit-out, ustanowienia nowych zabezpieczeń, a często także utraty części pracowników, którzy nie zdecydują się na zmianę miejsca pracy. Do tego dochodzi okres przejściowy, w którym przedsiębiorstwo nierzadko funkcjonuje równolegle w dwóch lokalizacjach.
Koszty relokacji – co najczęściej pomijamy w kalkulacji
💡Przywrócenie powierzchni do stanu pierwotnego – w zależności od zakresu wykonanych prac fit-out koszt ten może wynosić od kilkudziesięciu do kilkuset złotych za m²
💡Nowe prace adaptacyjne i fit-out – każda nowa lokalizacja wymaga dostosowania do specyfiki operacji; koszt rzędu 200–800 zł/m² i więcej nie jest wyjątkiem
💡Okres przejściowy – równoległe funkcjonowanie w dwóch lokalizacjach to zwykle od 3 do 6 miesięcy podwójnych kosztów najmu i operacji
💡Nowe zabezpieczenia umowy najmu – gwarancja bankowa, kaucja
💡Ryzyko kadrowe – część pracowników nie zdecyduje się na zmianę lokalizacji; koszty rekrutacji i wdrożenia nowych osób mogą być znaczące, szczególnie przy specjalistycznych operacjach magazynowych
To właśnie dlatego dobrze zaprojektowana klauzula ekspansji może okazać się jedną z bardziej wartościowych części całej umowy najmu.
Umowa powinna rozwijać się razem z biznesem
W praktyce spotykam się z przekonaniem, że klauzule ekspansji są rozwiązaniem potrzebnym wyłącznie firmom planującym bardzo dynamiczny rozwój. Nie zgadzam się z takim podejściem. Z doświadczenia wiem, iż bardzo często właściciele I menadżerowie firm nie doceniają rozwoju i potrzeb swojego przedsiębiorstwa.
Ostatnie lata przyniosły całą serię zdarzeń, których większość firm nie uwzględniała w swoich planach: gwałtowny wzrost wolumenów e-commerce, zakłócenia globalnych łańcuchów dostaw, przyspieszoną automatyzację operacji czy wejście na rynek nowych platform zmieniających modele dystrybucji. Umowa najmu podpisana pięć lat temu rzadko kiedy na cokolwiek z tego była gotowa.
Dlatego możliwość ekspansji warto rozważyć nie tylko wtedy, gdy rozwój wydaje się pewny. Warto o niej pomyśleć również wtedy, gdy chcemy pozostawić organizacji przestrzeń na scenariusze, których dziś jeszcze nie potrafimy przewidzieć.
Możliwość dalszego rozwoju firmy można zabezpieczyć na wiele sposobów. Prawo ekspansji, ekspansja gwarantowana, prawo pierwszeństwa najmu (ROFR) czy inne mechanizmy elastyczności nie są rozwiązaniami konkurencyjnymi. Każde z nich odpowiada na inne potrzeby i wiąże się z innym poziomem ryzyka.
Masz w umowie prawo do ekspansji. Czy na pewno?
W kolejnym artykule pokażę, dlaczego samo wpisanie do umowy „prawa do ekspansji” bardzo często nie oznacza jeszcze, że najemca rzeczywiście będzie mógł z niego skorzystać. Bo podobnie jak w wielu innych obszarach umowy najmu, o skuteczności nie decyduje nazwa klauzuli, lecz sposób jej zaprojektowania.
Artykuł przygotowała:
Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association, twórczyni WLS Academy – przestrzeni rozwijania kompetencji profesjonalistów odpowiedzialnych za operację, najem i rozwój biznesu w sektorze magazynowym i logistycznym.
Potrzebujesz indywidualnego dodatkowego wsparcia?
