Poniedziałek, 7:15. W magazynie przestaje działać zasilanie. Automatyka stoi. WMS działa jeszcze na zasilaniu awaryjnym, ale urządzenia już nie. Na placu czekają samochody, kolejne są w drodze. Nie wiadomo, czy przerwa potrwa godzinę, cztery godziny czy cały dzień. Najemca kontaktuje się z wynajmującym i słyszy: „Awaria jest po stronie operatora sieci. Zgłosiliśmy ją. Nie ponosimy za nią odpowiedzialności.”
Czy ta odpowiedź rozwiązuje problem? Z prawnego punktu widzenia może być istotna. Z perspektywy operacji, niewiele zmienia. Towar nadal nie wyjeżdża z magazynu. I właśnie w takich sytuacjach najlepiej widać różnicę pomiędzy ustaleniem odpowiedzialności za powstanie określonego zdarzenia a przygotowaniem umowy na jego operacyjne konsekwencje. Bo dla najemcy w pierwszej godzinie awarii najważniejsze pytanie często nie brzmi: „kto zawinił?”. Brzmi: „co teraz robimy?”
Ten scenariusz jest jednym z punktów wyjścia naszego warsztatu, który prowadzę z Piotrem Skobało, poświęconego ciągłości operacji w najmie powierzchni logistycznej. I dobrze pokazuje szerszy problem: umowa najmu magazynu może być bardzo szczegółowa, a mimo to nie odpowiadać na pytania, które staną się najważniejsze wtedy, kiedy wydarzy się coś nieprzewidzianego.
Czym są ryzyka operacyjne w najmie magazynu?
Ryzyka operacyjne w najmie magazynu to zdarzenia i ograniczenia związane z budynkiem, infrastrukturą lub warunkami umowy, które mogą utrudnić, ograniczyć albo uniemożliwić prowadzenie operacji najemcy.
To może być awaria zasilania. Ale również niedostępność doków, ograniczenie dojazdu do magazynu, niewystarczająca moc, problem z systemem przeciwpożarowym, prace prowadzone na terenie parku czy brak możliwości dostosowania obiektu do zmieniającej się operacji.
Czasami ryzyko ujawnia się dopiero po kilku latach. Firma chce zautomatyzować magazyn, ale okazuje się, że potrzebuje większej mocy, ingerencji w posadzkę, zmian instalacji albo przebudowy systemu przeciwpożarowego. Budynek albo umowa nie były na to przygotowane.
Dlatego analiza ryzyk operacyjnych powinna zacząć się jeszcze przed podpisaniem umowy najmu. Nie oznacza to jednak próby przewidzenia wszystkiego, co może wydarzyć się przez pięć czy dziesięć lat. To byłoby niemożliwe.
Nie musimy przewidzieć każdego zdarzenia. Powinniśmy natomiast wiedzieć, które zdarzenia mogą realnie zakłócić biznes i co ma się wydarzyć, kiedy określone ryzyko się zmaterializuje. Dobra umowa najmu zaczyna się więc od zrozumienia operacji.
Jakie ryzyka operacyjne warto sprawdzić przed podpisaniem umowy najmu magazynu?
Można stworzyć bardzo długą listę. W naszej pełnej mapie ryzyk operacyjnych zidentyfikowaliśmy zagadnienia dotyczące m.in. przeznaczenia powierzchni, dostępu, mediów, awarii, utrzymania i napraw, fit-outu, automatyzacji, bezpieczeństwa, działań innych użytkowników parku, zmian biznesu, odpowiedzialności, ubezpieczenia czy niedostępności powierzchni.
Ale lista sama w sobie nie rozwiązuje problemu. Dlatego proponuję zacząć znacznie prościej. Przed podpisaniem umowy najmu magazynu warto odpowiedzieć sobie na pięć pytań.
1.Czy mogę tutaj prowadzić mój biznes?
Wydaje się oczywiste. Skoro wynajmujemy magazyn, to właśnie po to, żeby prowadzić w nim działalność. Tyle że biznes, który podpisuje umowę dzisiaj, za trzy czy pięć lat może wyglądać zupełnie inaczej.
Operator logistyczny pozyskuje nowego klienta. Zmienia się rodzaj lub sposób składowania towarów, wolumen, liczba pracowników, organizacja transportu czy wymagania przeciwpożarowe. Czy określenie w umowie, że powierzchnia jest przeznaczona na „działalność magazynową i logistyczną”, wystarczy? To zależy.
Trzeba spojrzeć szerzej: na przeznaczenie powierzchni, wymagania administracyjne i przeciwpożarowe, ale również na parametry techniczne budynku. Nośność posadzki, wysokość składowania, liczba doków, place manewrowe czy instalacje powinny odpowiadać konkretnej operacji, która ma być prowadzona w magazynie.
Dlatego właściwe pytanie brzmi czy będę mógł prowadzić tutaj działalność, której mój biznes może realnie potrzebować w okresie najmu? A idąc dalej czy samodzielnie jestem wstanie przewidzieć co potrzebuję zidentyfikować i zapisać w umowie najmu aby jak najlepiej zaadresować ryzyka na przyszłość?
2.Czy mam wszystko, czego potrzebuję, żeby działać?
W umowie możemy przeczytać, że wynajmujący zapewnia dostęp do mediów, w tym energii elektrycznej. Brzmi dobrze. Ale dla operacji to dopiero początek. Jaka moc jest dostępna? Czy wystarczy dla automatyki, urządzeń czy ładowarek? Czy można ją zwiększyć, w jakim czasie i za czyj koszt?
„Jest prąd” nie jest jeszcze parametrem operacyjnym. Podobnie z innymi elementami. Jest internet ale czy odpowiednio zabezpieczony? Są doki ale ile i o jakich parametrach? Jest dostęp 24/7 ale czy drogi, bramy i place manewrowe pozwolą obsłużyć zakładany wolumen?
Bo nie chodzi tylko o to, czy infrastruktura jest dostępna, ale czy jej paramenty odpowiadają potrzebom konkretnej operacji.
3.Co się stanie, kiedy coś przestanie działać?
Awaria sama w sobie nie musi być największym problemem. Problemem może być brak uzgodnionego mechanizmu działania na wypadek awarii.
Wróćmy do przykładu z początku artykułu. Nie ma prądu. Nie wystarczy wiedzieć, kto odpowiada za awarię. Trzeba ustalić: kto reaguje, w jakim czasie, kiedy następuje eskalacja, czy istnieje rozwiązanie tymczasowe i co może zrobić najemca, jeżeli problem nie zostanie usunięty. Samo postanowienie, że „wynajmujący jest zobowiązany do naprawy”, nie wystarczy. Trzeba jeszcze zapytać: a co, jeśli tego nie zrobi?
I nie każda awaria oznacza to samo. Niedostępność części doków może być niewielkim problemem przy dużym zapasie przepustowości, a w szczycie operacji e-commerce poważnie zakłócić biznes. To samo zdarzenie może być drobną usterką dla jednego najemcy i kryzysem dla drugiego. Dlatego mechanizmy awaryjne powinny odpowiadać temu, co jest krytyczne dla konkretnej operacji.
4.Czy ten magazyn pozwoli mi się zmieniać?
Firma wynajmuje magazyn. Dzisiaj nie planuje automatyzacji. Dwa lata później wolumen rośnie o 60% i automatyzacja zaczyna mieć biznesowy sens. Wraz z nią pojawiają się jednak nowe potrzeby: większa moc, ingerencja w posadzkę, zmiana layoutu i instalacji czy konieczność uzyskania zgody wynajmującego.
Kiedy więc powstał problem? W momencie decyzji o automatyzacji czy wcześniej, przy wyborze budynku i negocjowaniu umowy?
I nie chodzi tylko o automatyzację. Biznes może zmienić skalę działalności, pozyskać nowego klienta, potrzebować dodatkowej powierzchni albo zmienić sposób korzystania z magazynu.
Dlatego warto zapytać: Jakie zmiany naszego biznesu są najbardziej prawdopodobne w okresie najmu i czy budynek oraz umowa pozwolą nam na nie zareagować? Nie musimy przewidzieć przyszłości. Powinniśmy pozostawić sobie możliwość reagowania na nią.
5.Kto poniesie konsekwencje, jeśli operacja nie działa?
To pytanie bywa mylone z innym: „Kto zawinił?” A to nie jest to samo.
Wyobraźmy sobie, że przez trzy dni nie ma energii. Żadna ze stron nie odpowiada za awarię, ale operacja stoi. Co dzieje się z czynszem i opłatami? Kto ponosi koszt rozwiązania zastępczego, przestoju czy szkody w towarze?
Alokacja ryzyka nie polega tylko na ustaleniu, kto odpowiada za zdarzenie, ale również kto poniesie jego ekonomiczne konsekwencje.
Dlatego podział odpowiedzialności warto analizować razem z ubezpieczeniem. Najpierw świadomie alokując ryzyko, a następnie sprawdzając, które jego konsekwencje można przenieść na ubezpieczyciela.
Dlatego o ryzykach warto myśleć już na etapie projektowania operacji. Zastanowić się, jakie zdarzenia mogą realnie zakłócić biznes, jaki będzie ich wpływ na działalność, kto powinien zareagować i jakiego wsparcia będziemy potrzebować, aby mimo ich wystąpienia utrzymać operację.
Nie zawsze będziemy w stanie samodzielnie zidentyfikować i właściwie ocenić wszystkie ryzyka. Dlatego równie ważne jest ustalenie, które z nich wymagają wsparcia specjalistów i jak powinien wyglądać sposób postępowania, gdy się zmaterializują. Nie da się przewidzieć wszystkiego. Można jednak wcześniej przygotować mechanizmy działania, które pozwolą ograniczyć skutki zdarzeń, zanim staną się problemem dla biznesu.
Pozostaje jeszcze czas. Co, jeśli problem trwa nie trzy dni, ale trzy miesiące? W pewnym momencie pytanie „Jak utrzymać operację?” zmienia się w „Jak długo mamy jeszcze czekać?” Dlatego umowa powinna określać również moment, w którym długotrwała niedostępność magazynu lub krytycznej infrastruktury pozwala najemcy zakończyć najem.
Jak zabezpieczyć ciągłość operacji w umowie najmu magazynu?
Nie istnieje jedna klauzula, która zabezpieczy ciągłość operacji. Dla każdego istotnego ryzyka warto natomiast odpowiedzieć m.in. na kilka pytań:
💡Co może się wydarzyć i jaki będzie wpływ na operację?
💡Kto kontroluje i ponosi to ryzyko?
💡Co mają zrobić strony, jeśli ryzyko się zmaterializuje i w jakim czasie?
💡Kto poniesie konsekwencje ekonomiczne?
💡Co może zrobić najemca, jeśli problem nie zostanie rozwiązany?
To pozwala odejść od sprawdzania, czy w umowie „jest postanowienie dotyczące awarii” albo „jest obowiązek naprawy”. Bo samo istnienie postanowienia nie oznacza jeszcze, że operacja jest zabezpieczona.
Umowa najmu magazynu powinna odpowiadać na inne pytanie niż tylko „kto ponosi ryzyko?”
I właśnie tutaj dochodzimy do sedna. Umowa najmu często odpowiada na pytanie kto ponosi ryzyko, a operacja potrzebuje odpowiedzi na pytanie co się stanie, kiedy to ryzyko się zmaterializuje. Kto i w jakim czasie zareaguje? Jakie będzie rozwiązanie zastępcze? Kto za nie zapłaci? Co dzieje się z czynszem? I jak długo najemca ma czekać na rozwiązanie problemu?
To właśnie w złym dniu okazuje się, czy umowa tylko określa prawa i obowiązki stron, czy rzeczywiście pomaga zarządzać operacją.
Lease Stress Test – sprawdź swoją umowę
Na potrzeby dzisiejszego tematu przygotowaliśmy razem z Piotrem Skobało Lease Stress Test – materiał, który pozwala przejść od tych 5 pytań do 10 ryzyk operacyjnych, a następnie sprawdzić je na konkretnych pytaniach, które warto zadać przed podpisaniem umowy najmu magazynu.
Materiał ten możesz pobrać klikając w grafikę poniżej.
Możesz go pobrać i przejść przez swoją umowę, zaznaczając przy każdym pytaniu: TAK / NIE / NIE WIEM.
I mała podpowiedź: „NIE WIEM” może być w tym teście jedną z najcenniejszych odpowiedzi. Oznacza, że właśnie znalazłeś pytanie, które warto zadać przed podpisaniem umowy, a nie wtedy, kiedy problem już zatrzyma operację.
Artykuł przygotowała:
Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association, twórczyni WLS Academy – przestrzeni rozwijania kompetencji profesjonalistów odpowiedzialnych za operacje, najem i rozwój biznesu w sektorze magazynowym i logistycznym.
Potrzebujesz indywidualnego dodatkowego wsparcia?
