Niższa stawka zaliczki na opłatę eksploatacyjną nie zawsze oznacza niższe koszty – co musisz wiedzieć, zanim podpiszesz umowę najmu magazynu?

Na czym polega wyzwanie?

W pierwszym wpisie na blogu WLS Nie tylko czynsz – koszty, na które musisz być gotowy, planując najem magazynu omawiałam, jak zbudowana jest struktura kosztów najmu magazynu i co – poza czynszem – powinno przykuwać uwagę najemcy. Jednym z tych elementów były opłaty eksploatacyjne, czyli tzw. „service charge”. W tym wpisie przyglądam się im bliżej, bo to właśnie tutaj często kryją się największe niespodzianki, a oszczędności często zaczynają się od zadawania właściwych pytań.

To, że stawka opłaty eksploatacyjnej jest niska, nie musi oznaczać, że najem będzie tańszy. Koszty najmu w modelu NNN (triple net lease), typowym dla obiektów magazynowych, oznaczają, że najemca pokrywa nie tylko czynsz, ale też praktycznie wszystkie koszty utrzymania nieruchomości. Dlatego kluczowe jest nie tyle, ile wynosi stawka zaliczki na opłaty, ale co tak naprawdę się w niej kryje.

Dlaczego to ważne?

Niska stawka zaliczki na opłatę eksploatacyjną może być myląca. Jeśli nie obejmuje np. mediów części wspólnych czy innych kosztów wspólnych lub jej zakres nie został przez najemcę odpowiednio zweryfikowany, to:

• najemca może zostać zaskoczony dopłatami po rocznym rozliczeniu,
• będzie musiał sam organizować usługi FM, często drożej niż wynajmujący,
• nieświadomie może partycypować w kosztach, które nie powinny go obciążać (np. utrzymanie pustostanów),
• może nie mieć narzędzi do weryfikacji, czy rozliczenie kosztów jest prawidłowe.

W efekcie – tańszy magazyn staje się droższym, choć na etapie ofertowania wyglądał atrakcyjnie. Dlatego warto patrzeć głębiej niż tylko na stawkę – bo o końcowych kosztach decyduje to, co faktycznie się za nią kryje.

Na co zwrócić uwagę, analizując stawkę zaliczki na opłatę eksploatacyjną? 5 kwestii, które musisz sprawdzić

1. Zakres usług objętych zaliczką. Nie porównuj jabłek z gruszkami – zestaw nie tylko stawki, ale zakres usług. Dwie oferty z tą samą stawką mogą zawierać inne składowe. Zacznij od podstaw: jakie konkretnie usługi obejmuje wskazana stawka? Czy zawiera:

• ochronę i monitoring,
• sprzątanie części wspólnych,
• konserwację i utrzymanie infrastruktury,
• podatki od nieruchomości,
• media dla części wspólnych,
• zarządzanie techniczne i administracyjne?

Brak któregoś z tych elementów oznacza, że będziesz musiał je pokryć sam – często po wyższych stawkach niż te, które mógłby uzyskać operator parku. Niższa stawka to wtedy tylko złudna oszczędność.

2. Sporne składniki kosztowe – za co jeszcze możesz zapłacić

Niektóre opłaty eksploatacyjne obejmują kontrowersyjne składniki, takie jak:

• koszty utrzymania pustych lokali,
• fundusz marketingowy dla całego parku,
• koszty reklamy lub reprezentacji,
• capex – czyli nakłady inwestycyjne służące ulepszeniu budynku.

Warto poprosić o załącznik z listą kosztów, aby ocenić, czy są rynkowe.

3. Prognoza vs. rzeczywistość – uniknij dopłaty

Jeśli stawka zaliczki jest ustalana „na oko” lub „nazbyt atrakcyjnie” i nie odpowiada realnym kosztom utrzymania obiektu, najemcę czeka dopłata. Warto zapytać:

• czy dostępna jest prognoza kosztów utrzymania na rok?
• jakie były historyczne koszty dla podobnych budynków?
• czy istnieje możliwość audytu kosztów eksploatacyjnych?

Jeśli to nowy obiekt – poproś o analogiczne dane z innego obiektu.

4. Użytkowanie wieczyste gruntu

Sprawdź, czy nieruchomość znajduje się na gruncie będącym własnością wynajmującego, czy oddanym w użytkowanie wieczyste. Jeśli to drugie – roczne opłaty z tego tytułu są przerzucane na najemców jako część kosztów eksploatacyjnych. Warto o to zapytać na etapie negocjacji.

5. Negocjuj mechanizmy kontroli kosztów na przyszłość – audyt kosztów eksploatacyjnych

Zabezpiecz się na przyszłość. Zadbaj o to, aby umowa przewidywała prawo najemcy do corocznej weryfikacji rozliczenia kosztów eksploatacyjnych.

Takie postanowienia sprzyjają przejrzystości i pomagają w spokojnym, opartym na faktach wyjaśnianiu ewentualnych rozbieżności w rozliczeniach.

Nasza rada dla Ciebie

✅ Porównuj nie tylko stawki, ale i jej składowe, poproś o pełną listę składników opłaty eksploatacyjnej.
✅ Zapytaj, które usługi musisz zorganizować samodzielnie.
✅ Poproś o dane historyczne lub prognozę kosztów utrzymania obiektu.
✅ Zweryfikuj rynkową wysokość zaliczki.
✅ Zweryfikuj, czy opłata obejmuje media dla części wspólnych.
✅ Ustal zasady weryfikacji rocznego rozliczenia kosztów eksploatacyjnych.
✅ Sprawdź formę władania

Podsumowanie
Niska opłata eksploatacyjna nie zawsze oznacza niższy koszt najmu. W rzeczywistości to, co się w niej kryje, może mieć większe znaczenie niż sama stawka. Świadomy najemca nie szuka najniższej cyfry. Szuka przejrzystości, przewidywalności i realnego wpływu na to, co podpisuje.

Artykuł przygotowała Żaneta Ścigała, radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association. Jeśli masz pytania, nie wahaj się skontaktować się bezpośrednio [LinkedIn Żanety].