Magazyn odporny na kryzys i gotowy na rozwój – o co zadbać przy negocjacjach umowy najmu?

W logistyce dobrze skonstruowana umowa najmu to podstawa bezpieczeństwa operacyjnego. Nawet najlepiej zarządzane centrum dystrybucyjne może zostać sparaliżowane, jeśli w umowie zabraknie kilku kluczowych aspektów. W tym wpisie, opartym na doświadczeniu Huberta Walczaka, pokazujemy, jak zabezpieczyć się na wypadek nieprzewidzianego. To praktyczne wskazówki dla najemców, którzy chcą spać spokojnie – niezależnie od tego, co przyniesie przyszłość. 

Na czym polega wyzwanie?

W logistyce każda przerwa w operacjach to realne straty – finansowe, reputacyjne, a czasem także kontraktowe. Najemcy magazynów dobrze o tym wiedzą, ale nawet przy starannie prowadzonych negocjacjach umowy, łatwo przeoczyć postanowienia, które mogą zadecydować o zdolności firmy do działania w sytuacjach kryzysowych. Katastrofa budowlana, brak dostępu do mediów, awaria techniczna, a nawet opóźnienie w planowanej automatyzacji – to nie są scenariusze teoretyczne. One się zdarzają. Pytanie brzmi: czy Twoja umowa najmu pozwoli Ci wtedy działać, czy sparaliżuje Twoje operacje? 

Co często idzie nie tak? 

Nawet świadomi i doświadczeni najemcy magazynów mogą przegapić postanowienia, które w sytuacjach kryzysowych okazują się decydujące. Często brakuje precyzyjnych postanowień dotyczących siły wyższej np. tego, co dzieje się, gdy obiekt zostaje poważnie uszkodzony: czy można wypowiedzieć umowę, czy przysługuje obniżka czynszu, kto i w jakim zakresie ponosi odpowiedzialność.

Równie poważnym niedopatrzeniem może być brak uregulowań w zakresie dostępności mediów, a przerwa w dostawie prądu potrafi wygenerować straty liczone w setkach tysięcy euro.

Zbyt ogólne postanowienia dotyczące automatyzacji również niosą ryzyko: brak zabezpieczenia parametrów technicznych hali już na etapie podpisywania umowy może uniemożliwić wdrożenie systemów automatycznych w kolejnych latach. A jeśli nie przewidziano też możliwości adaptacji obiektu, np. instalacji dodatkowej infrastruktury, najemca może utknąć z powierzchnią najmu, która przestaje odpowiadać jego potrzebom. 

Nieruchomość musi być dopasowana do operacji (a nie odwrotnie).

Wciąż zbyt wiele firm e‑commerce i retail, wchodząc na rynek, działa na zasadzie: „wynajmijmy powierzchnię, a potem zastanowimy się, co tam postawić”. To bardzo ryzykowne podejście. W efekcie logistyka „łata” gotową bryłę magazynową, zamiast dopasować ją do procesów co skutkuje słabą produktywnością, problemami z bezpieczeństwem, kosztownymi przeróbkami i ograniczeniami skalowalności. 

Dlaczego to ważne?

W logistyce nie ma miejsca na przestoje – każdy dzień bezczynności magazynu to realne straty finansowe, utracone kontrakty, opóźnienia w łańcuchu dostaw i kosztowne działania naprawcze.

Ale najpoważniejsze skutki często pojawiają się z opóźnieniem – to osłabiona pozycja w relacjach z klientami, utrata wiarygodności operacyjnej i ograniczona elastyczność rozwoju. Jeśli umowa najmu nie przewiduje scenariuszy awaryjnych takich jak uszkodzenie obiektu, brak mediów, potrzeba modyfikacji technicznych – najemca zostaje sam z problemem. To nie jest ryzyko teoretyczne, to sytuacje, które naprawdę się zdarzają.  

6 obszarów, które mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa operacyjnego najemcy. 

1. Siła wyższa i scenariusze awaryjne 

Postanowienia dotyczące siły wyższej to jedno z częściej niedoprecyzowanych, a jednocześnie najbardziej krytycznych miejsc w umowie najmu. Wydają się formalnością do momentu, aż wydarzy się coś, co realnie wstrzyma operacje: katastrofa budowlana, uszkodzenie infrastruktury, skażenie środowiskowe lub działania zewnętrzne, których nikt nie przewidział. W takiej sytuacji kluczowe jest nie to, czy w umowie jest wzmianka o sile wyższej, tylko jak jest ona zdefiniowana, jakie skutki są z nią powiązane i jakie obowiązki mają strony. 

Z perspektywy najemcy, należy zwrócić uwagę na kilka kwestii: Czy umowa precyzuje, co uznaje za sytuację siły wyższej? Czy obejmuje jedynie działania zbrojne i kataklizmy, czy także zniszczenia infrastruktury, przerwy w dostępie do obiektu, długotrwałe zakłócenia w jego funkcjonowaniu? Jakie są konsekwencje wystąpienia takiej sytuacji? Czy można wypowiedzieć umowę, jeśli magazyn pozostaje nieczynny przez określony czas? Czy przysługuje obniżka czynszu? Czy zdefiniowane są obowiązki wynajmującego w razie awarii lub uszkodzenia obiektu? Kto, w jakim czasie i w jakim zakresie odpowiada za przywrócenie obiektu do użytku? 

Z naszego doświadczenia wynika, że te kwestie są często traktowane zbyt ogólnie, na zasadzie „jak się coś wydarzy, to się dogadamy”. Niestety, w sytuacji kryzysowej porozumienie się jest często bardzo trudne. Dlatego ten fragment umowy powinien być konkretny i praktyczny.  

2. Media i infrastruktura krytyczna 

Dostęp do prądu, wody, sieci i innych mediów w nowoczesnym parku logistycznym może wydawać się czymś oczywistym aż do momentu, gdy tego dostępu zabraknie. Wystarczy awaria zewnętrzna, np. przecięcie kabla zasilającego przez stronę trzecią, aby operacje stanęły na kilkadziesiąt godzin. Straty mogą sięgnąć setek tysięcy euro. A jeśli umowa nie przewiduje ścieżki działania, najemca zostaje z problemem sam. 

Dlatego warto bardzo dokładnie przyjrzeć się temu, jak umowa reguluje dostępność mediów i reakcję na zakłócenia. Kluczowe jest, aby zadbać, by w umowie znalazły się odpowiednie postanowienia określające obowiązki wynajmującego w zakresie zapewnienia ciągłości dostaw mediów, wskazujące, kto odpowiada za naprawę i w jakim czasie musi zareagować, uwzględniające konsekwencje dłuższych przerw. 

O finalnym kształcie i funkcjonalności magazynu często decydują osoby z działu najmu, inwestycji lub finansów. To naturalne, ale jeśli nie uwzględnimy wiedzy operacyjnej, łatwo przeoczyć drobiazgi, które będą później kosztowały setki tysięcy złotych. Chodzi np. o lokalizację punktów zasilania, dostępność mocy, układ powierzchni buforowej, wymagania dla obszaru zwrotów.

3. Automatyzacja zaczyna się w umowie najmu 

Wielu najemców planuje wdrożenie automatyzacji dopiero po 2–3 latach od rozpoczęcia najmu. Wdrożenia wymagają czasu, koncepcji, budżetu. Problem w tym, że wiele kluczowych aspektów technicznych musi być zabezpieczonych już na etapie negocjowania umowy. Jeśli zabraknie ich w dokumentach, może się okazać, że nowoczesny system nie może zostać uruchomiony z powodów formalnych lub konstrukcyjnych. Warto zatem już na starcie upewnić się, że umowa przewiduje:  

• odpowiednią wysokość hali i nośność posadzki – pod kątem regałów wysokiego składowania, systemów shuttle, automatycznych przenośników, ,
• dostęp do mocy energetycznej – z uwzględnieniem wzrostu zapotrzebowania,
• możliwości zmian w layoutcie i instalacji dodatkowych elementów infrastruktury (kanały, antresole, punkty zasilania),
• rozbudowaną infrastrukturę IT i connectivity,
• a także – tam, gdzie to może mieć zastosowanie – zgodność z lokalnymi regulacjami technicznymi (np. normy sejsmiczne).

Automatyzacja nie wybacza uproszczeń. Jej sukces zależy nie tylko od wizji i budżetu, ale od tego, czy wcześniej została prawidłowo „wpisana” w umowę najmu i czy obiekt daje realne możliwości techniczne jej wdrożenia. 

Z perspektywy inwestora kluczowe znaczenie ma lokalizacja, powierzchnia i stabilność czynszu. Dla najemcy natomiast, to „środek” generuje największą wartość, czyli dostosowanie powierzchni do modelu operacyjnego: regały, mezzaniny, linie automatyczne czy inne elementy infrastruktury wspierającej logistykę. Choć tego typu inwestycje są realizowane z myślą wyłącznie o działalności najemcy, to przy zakończeniu umowy mogą rodzić pytania o sposób rozliczenia. Dlatego tak ważne jest dokładne rozpisanie tego, co może zostać w magazynie po zakończeniu umowy, a co musisz zdemontować i kto pokrywa koszty z tym związane. 

4. Możliwość adaptacji obiektu do zmieniających się potrzeb 

Rzeczywistość operacyjna zmienia się szybciej niż długość umów najmu. Nowe procesy, inne przepływy towarów, zmieniające się modele dostaw czy potrzeba instalacji dodatkowych systemów technicznych – wszystko to może pojawić się w trakcie trwania umowy. Problem zaczyna się wtedy, gdy najemca nie ma możliwości dostosowania obiektu do tych zmian, bo umowa tego nie przewiduje. Warto zadbać o to, by postanowienia umowy obejmowały zasady uzyskiwania zgód technicznych np. procedura akceptacji projektów, terminy reakcji wynajmującego, możliwość współpracy z zewnętrznymi podmiotami. 

Często najemcy skupiają się tylko na „tu i teraz” – minimalnym czynszu, zwolnieniach lub rabatach. Tymczasem kontrakt powinien umożliwiać skalowanie np. możliwość dostawienia antresoli, zmiany ogrodzenia, instalacji dodatkowych bram, czy modyfikacji w układzie parkingu. Już na etapie negocjacji trzeba wiedzieć, czy operator logistyczny planuje rozwój i czy ten rozwój będzie fizycznie możliwy z punktu widzenia konstrukcji budynku, miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz zapisów umowy. 

5. Elastyczność i ekspansja – dobrze opisana w umowie  

Elastyczność to jedno z częściej przywoływanych pojęć przy negocjacjach umów najmu powierzchni magazynowej. Jednak to, co w rozmowach wydaje się oczywiste, w praktyce często bywa jedynie pozorne, zwłaszcza gdy postanowienia umowy nie są wystarczająco precyzyjne. Dotyczy to m.in. prawa pierwszeństwa najmu sąsiednich modułów czy możliwości podnajmu. 

W przypadku prawa pierwszeństwa brak doprecyzowania procedury jego realizacji może sprawić, że postanowienie to ma znikomą wartość dla zabezpieczenia możliwości ekspansji najemcy. Zdarza się, że najemca traci prawo pierwszeństwa z chwilą, gdy nie skorzysta z oferty wynajmu przedstawionej przez wynajmującego, nawet jeśli została ona złożona w bardzo krótkim czasie po zawarciu pierwotnej umowy, lub mimo że finalnie nie doszło do zawarcia umowy z innym najemcą. Brak odpowiednich zabezpieczeń w umowie może skutecznie zablokować możliwość dalszego rozwoju działalności w danej lokalizacji. 

Podobna sytuacja dotyczy podnajmu. Jeśli umowa nie reguluje go w sposób precyzyjny, każda zmiana wymaga zgody właściciela nieruchomości, który może jej udzielić lub odmówić, bez konieczności uzasadniania swojej decyzji. 

6. Zielona logistyka zaczyna się już w umowie najmu 

Coraz więcej firm, szczególnie tych działających globalnie, podlega wewnętrznym celom ESG lub zewnętrznym wymogom raportowania niefinansowego. Tymczasem wiele magazynów nie daje możliwości wdrożenia nawet podstawowych rozwiązań z zakresu zrównoważonego rozwoju. 

Warto więc zadbać, by umowa najmu: 

• przewidywała możliwość instalacji paneli fotowoltaicznych (PV),
• gwarantowała dostęp do infrastruktury dla pojazdów elektrycznych,
• umożliwiała wdrożenie systemów zarządzania mediami i energią (EMS/BMS),
• dawała najemcy dostęp do danych o zużyciu energii, wody czy ogrzewania np. do raportowania śladu węglowego.

To nie tylko kwestia strategii ESG, to także przewaga konkurencyjna w przetargach, wizerunku i coraz częściej warunek przystąpienia do globalnych łańcuchów dostaw. 

Jeśli jesteś w trakcie negocjacji umowy najmu, to właśnie teraz decydujesz o tym, czy Twoja działalność będzie mogła funkcjonować bez zakłóceń również w sytuacjach kryzysowych, czy magazyn będzie gotowy na rozwój razem z biznesem i czy planowana automatyzacja będzie możliwa do wdrożenia. 

Nasza rada dla Ciebie

✅ Upewnij się, że postanowienia dotyczące siły wyższej precyzyjnie opisują możliwe scenariusze, obowiązki stron i skutki biznesowe dla najemcy.
✅ Zadbaj o to, by w umowie znalazły się kluczowe parametry techniczne obiektu takie jak wysokość, nośność posadzki czy dostęp do mocy – z myślą o przyszłej automatyzacji.
✅ Negocjuj prawo do adaptacji i modyfikacji przestrzeni – tak, aby magazyn mógł rosnąć razem z Twoim biznesem.
✅ Sprawdź, jak zdefiniowane są mechanizmy ekspansji, prawo pierwszeństwa czy zasady podnajmu.

Podsumowanie

Dobra umowa najmu to to fundament ciągłości operacyjnej. W logistyce nie da się uniknąć ryzyka, ale można je przewidzieć i zabezpieczyć tam, gdzie to ma znaczenie.  

Nawet najlepszy magazyn nie zadziała dobrze, jeśli nie zostanie „uszyty” pod operację. Dlatego warto już dziś zadać sobie kilka konkretnych pytań: 

• Czy layout magazynu odpowiada realnemu przepływowi towarów — dziś i za 3 lata? 
• Czy umowa najmu pozwala na rozwój operacji (np. rozbudowę, antresole, automatykę)? 
• Czy mój zespół operacyjny brał udział w projektowaniu obiektu i zapisach umowy? 
• Czy zabezpieczyliśmy się na wypadek wcześniejszego wyjścia, relokacji lub potrzeby przebudowy? 
• Czy magazyn daje możliwości raportowania i działania zgodnie z celami ESG? 

Dobre decyzje najmu zaczynają się dużo wcześniej niż na etapie podpisywania umowy. A kończą się znacznie później — często dopiero wtedy, gdy trzeba się z magazynu wyprowadzić. 

Artykuł przygotowali: 

Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association. 

Hubert Walczak – ekspert w zakresie projektowania i rozwoju infrastruktury logistycznej, łączący operacyjne doświadczenie z podejściem strategicznym. Na co dzień odpowiada za budowę i ekspansję centrów dystrybucyjnych w środowisku e-commerce, wdrażanie automatyzacji oraz optymalizację procesów w łańcuchu dostaw. Jednocześnie odpowiada za jedną z największych Spółek w Grupie AUTODOC 

Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu bezpośrednio na [LinkedIn Żanety] oraz [LinkedIn Huberta].