Koszty zabezpieczeń i ubezpieczeń można ograniczyć – co warto negocjować w umowie najmu magazynu?

Z tego wpisu dowiesz się jakie zabezpieczenia i ubezpieczenia najczęściej pojawiają się w umowach najmu magazynów i co możesz zrobić, by ich koszty nie były wyższe niż to konieczne.

Na czym polega wyzwanie?

W pierwszym wpisie na blogu WLS Nie tylko czynsz – koszty, na które musisz być gotowy, planując najem magazynu pisałam o tym, że całkowity koszt najmu magazynu to coś więcej niż tylko czynsz i opłata eksploatacyjna. Jednym z mniej oczywistych, ale realnych składników tych kosztów są zabezpieczenia umowne i obowiązkowe ubezpieczenia. To rynkowy standard – mają chronić interes wynajmującego, ale ich ciężar finansowy spoczywa na najemcy. 

W grę wchodzą m.in.:

• gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe (płatne na pierwsze żądanie),
• depozyty gotówkowe,
• poręczenia spółek z grupy,
• oświadczenia o poddaniu się egzekucji (777),
• ubezpieczenia OC i majątkowe,
• niekiedy również polisy od utraty zysku.

Dobra wiadomość? Nie wszystkie warunki są nie do ruszenia. Możesz je negocjować tak, by ograniczyć koszt po swojej stronie, nie naruszając interesu drugiej strony.

Dlaczego to ważne?

Koszty zabezpieczeń i ubezpieczeń mogą wydawać się marginalne wobec czynszu czy opłaty eksploatacyjnej, ale nie należy pomijać ich wpływu na płynność finansową najemcy. Często są one traktowane jako formalność, a tymczasem to właśnie one:

• wpływają na dostępność środków operacyjnych lub kredytowych,
• bywają powielane bez analizy, co prowadzi do zbędnych obciążeń,
• mogą stać się źródłem napięć i nieporozumień przy zakończeniu umowy.

Świadome podejście do zabezpieczeń i ubezpieczeń pozwala nie tylko ograniczyć wydatki, ale też lepiej zarządzać ryzykiem prawnym i finansowym w całym okresie najmu.

Nie tylko formalność – 9 podpowiedzi, które pomogą ograniczyć Twoje koszty

1. Wysokość zabezpieczenia – trzymaj granicę aktualizacji

Standardowo zabezpieczenie najmu (np. gwarancja bankowa) odpowiada krotności czynszu i opłaty eksploatacyjnej. W przypadku corocznej indeksacji czynszu i zmian stawek zaliczek oznacza to konieczność podwyższania gwarancji w trakcie trwania umowy. Każda taka zmiana to koszt i czas.

Rozwiązanie? Uzgodnij z wynajmującym, że aktualizacja gwarancji jest wymagana dopiero wtedy, gdy wzrost przekroczy ustalony procent (np. 10%). Pozwala to uniknąć częstych, kosztownych formalności.

2. Elastyczna forma zabezpieczenia – depozyt, gwarancja, a może połączenie obu? 

Warto wynegocjować możliwość zamiany form zabezpieczenia. Przykład: część kwoty jako depozyt, część jako gwarancja. Lub możliwość wymiany gwarancji na depozyt i odwrotnie, np. przy odnowieniu zabezpieczenia.

Z punktu widzenia wynajmującego oba instrumenty mogą być równie skuteczne, a dla najemcy oznaczają większą kontrolę nad kosztami i płynnością.

3. Termin wykorzystania zabezpieczenia przez wynajmującego

Zadbaj o to, by wynajmujący miał ograniczony czas na skorzystanie z zabezpieczenia po zakończeniu umowy. Ogranicza to ryzyko niepewności i blokowania środków.

4. Obniżenie wysokości zabezpieczenia po czasie

Dłuższy okres najmu to z jednej strony większe potencjalne ryzyko dla wynajmującego, ale też większe zaangażowanie najemcy i większa stabilność relacji. Warto negocjować postanowienie, że przy dłuższych umowach, po określonym czasie trwania najmu bez zaległości można obniżyć wartość zabezpieczenia lub ograniczyć jego formę. Taki mechanizm buduje zaufanie i sprawiedliwie dzieli ryzyko między strony. Czasem wystarczy to zasugerować – wielu wynajmujących jest na to otwartych.

5. Wykorzystaj swoją wiarygodność finansową jako argument

Jeśli Twoja firma ma dobrą historię płatniczą, wysoką zdolność kredytową lub stabilną sytuację finansową w ramach grupy kapitałowej – warto to pokazać. Przedstawienie bilansu, ratingu wewnętrznego czy sprawozdań finansowych może być podstawą do negocjacji niższej wartości zabezpieczenia. Właściciele nieruchomości doceniają przewidywalnych najemców, którzy nie generują ryzyka operacyjnego. Dobrze przygotowany najemca, który zna swoją wartość, może to wykorzystać w negocjacjach.

6. Zakres ubezpieczenia majątku

Wymagana suma ubezpieczenia majątkowego powinna odpowiadać rzeczywistej wartości majątku najemcy. Warto to zweryfikować i w razie potrzeby dostosować, aby nie przepłacać składki.

7. Rezygnacja z regresu ubezpieczyciela wynajmującego

Dobrym zabezpieczeniem interesu najemcy jest zapis, że ubezpieczyciel wynajmującego zrzeka się prawa regresu wobec najemcy. To szczegół, który może uchronić przed kosztownym sporem.

8. Inne formy zabezpieczeń – poręczenia i poddanie się egzekucji

Niektóre umowy przewidują dodatkowe zabezpieczenia w postaci:

• poręczenia spółek matek (zwłaszcza w strukturach holdingowych),
• aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji co do zwrotu powierzchni i zapłaty zobowiązań.

Warto ocenić, czy te formy zabezpieczeń są proporcjonalne do wartości najmu i czy można je ograniczyć. 

9. Przedłużenie lub aneksowanie umowy – moment, by wrócić do tematu zabezpieczeń

Wielu najemców traktuje przedłużenie najmu jako formalność i automatycznie akceptuje dotychczasowe warunki najmu, w tym warunki zabezpieczeń. Tymczasem to właśnie aneksowanie umowy to dobry moment, aby powrócić do tematu. Jeśli współpraca układała się dobrze, można zaproponować obniżenie wartości zabezpieczenia lub jego uproszczenie. Można zmienić formę zabezpieczenia – np. przejść z gwarancji bankowej na depozyt lub odwrotnie, w zależności od bieżącej sytuacji finansowej. Historia terminowych płatności i zgodnej współpracy to najlepszy argument, by ponownie ułożyć warunki w sposób korzystniejszy dla obu stron. Nie warto z tej okazji rezygnować.

Nasza rada dla Ciebie

✅ Sprawdź, jak wysoka ma być gwarancja lub depozyt i na jakich zasadach ma być aktualizowana
✅ Zapytaj, czy możliwe jest mieszane zabezpieczenie (np. część gotówką, część gwarancją)
✅ Ustal, po jakim czasie zabezpieczenie może być zwolnione lub zmniejszone
✅ Zweryfikuj wymaganą sumę ubezpieczenia i zakres polisy
✅ Sprawdź, czy ubezpieczyciel wynajmującego zrzeka się prawa regresu wobec najemcy
✅ Oceń, czy wymagane są dodatkowe zabezpieczenia (poręczenia, akt notarialny) i czy da się je ograniczyć.

Podsumowanie

Artykuł przygotowała Żaneta Ścigała, radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association. Jeśli masz pytania, nie wahaj się skontaktować się bezpośrednio [LinkedIn Żanety].