Jak uchronić firmę przed brakiem płatności? – zacznij od weryfikacji kontrahenta 

Zapewnienie bezpieczeństwa finansowego to dziś jedno z kluczowych wyzwań, przed którymi stają przedsiębiorcy. Płynność firmy zależy nie tylko od jakości oferowanych usług czy skali działalności, lecz przede wszystkim od stabilnych, przewidywalnych i terminowych rozliczeń z kontrahentami. 

Dlatego nawiązywanie współpracy z niewłaściwym partnerem – szczególnie takim, którego sytuacja finansowa budzi wątpliwości – może szybko przerodzić się w poważny problem operacyjny i realne ryzyko utraty płynności. 

W tym cyklu artykułów pokażemy, jak świadomie budować bezpieczeństwo płatności, począwszy od pierwszego, fundamentalnego kroku: ograniczenia ryzyka rozpoczęcia współpracy
z podmiotem potencjalnie niewypłacalnym. 

W pierwszej części omawiamy, jak podejść do weryfikacji kontrahenta w sposób praktyczny, tak aby już na etapie rozmów handlowych dostrzec sygnały ostrzegawcze i odpowiednio zabezpieczyć interesy przedsiębiorstwa. 

Jak zwiększyć bezpieczeństwo płatności? 

Bezpieczeństwo płatności, a w konsekwencji możliwość skutecznej windykacji, buduje się dużo wcześniej, niż w momencie pojawienia się zaległości. Kluczowe jest podejmowanie działań zabezpieczających na etapie poprzedzającym rozpoczęcie współpracy, a następnie konsekwentne monitorowanie relacji handlowej. 

W praktyce oznacza to kilka kroków, które znacząco zmniejszają ryzyko braku zapłaty: 

1. Rzetelna weryfikacja kontrahenta

Coraz więcej przedsiębiorców wdraża rozwiązania stosowane dotychczas głównie w sektorze finansowym, w tym procedury KYC (Know Your Customer). Na etapie poprzedzającym podpisanie umowy warto sprawdzić wiarygodność potencjalnego partnera handlowego, a w tym jego sytuację finansową, strukturę, powiązania, reputację i historię współpracy. To pierwszy i najważniejszy filtr ryzyka. 

2. Dobrze przygotowana dokumentacja

W kontrakcie muszą znaleźć się postanowienia adekwatne do poziomu ryzyka, w szczególności zabezpieczenia na wypadek braku płatności (gwarancje, depozyty, retencje, kary umowne, odpowiednio skonstruowane terminy płatności i zasady wstrzymania świadczenia). 

3. Monitoring płatności

Stałe monitorowanie należności pozwala szybko wychwycić pierwsze sygnały problemów. W praktyce to jeden z najskuteczniejszych sposobów na ochronę płynności. Im szybciej zareagujemy, tym większa szansa na odzyskanie środków. 

4. Terminowe działania windykacyjne

Odpowiednio wczesna reakcja, negocjacje, mediacja, a w razie konieczności wszczęcie postępowania sądowego, znacząco zwiększa prawdopodobieństwo odzyskania należności. Najgorszym błędem jest odkładanie działania „na później”. 

W niniejszym artykule skupiamy się na pierwszym z tych elementów: weryfikacji kontrahenta.
Przedstawiamy, skąd pozyskać kluczowe informacje, jak je analizować oraz dlaczego warto usystematyzować wewnętrzną procedurę w tym obszarze tak, aby proces był powtarzalny, efektywny i adekwatny do ryzyk Twojego biznesu. 

Gdzie szukać informacji o kontrahencie? 

Weryfikacja kontrahenta może opierać się na wielu dostępnych źródłach informacji, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Źródła zewnętrzne dzielą się na nieodpłatne, obejmujące przede wszystkim powszechnie dostępne rejestry publiczne, oraz odpłatne, takie jak raporty przygotowywane przez wyspecjalizowane podmioty konsultingowe i windykacyjne. 

W praktyce proces warto rozpocząć od podstawowych działań, które nie wymagają specjalnych narzędzi ani dostępu do dedykowanych baz. Należy do nich tzw. biały wywiad (OSINT – open-source intelligence), obejmujący analizę ogólnodostępnych informacji w Internecie. W pierwszej kolejności można zweryfikować dane dotyczące kontrahenta poprzez wyszukiwarkę internetową, sprawdzić adres jego siedziby oraz jej faktyczne otoczenie, np. przy użyciu Google Street View, a także przejrzeć profile w mediach społecznościowych, portale z opiniami pracowniczymi czy branżowe fora dyskusyjne. Informacje tego rodzaju, choć nieformalne, często pozwalają zbudować pierwszy obraz wiarygodności i kultury organizacyjnej podmiotu. 

Kolejnym etapem jest weryfikacja formalna, oparta na danych pozyskiwanych z rejestrów publicznych. Dostęp do podstawowych informacji dotyczących przedsiębiorców jest nieodpłatny, a sprawdzenie takich danych jak nazwa firmy, adres, numer NIP czy numer KRS (jeżeli dotyczy) stanowi niezbędne minimum, które pozwala potwierdzić istnienie podmiotu oraz zweryfikować informacje przedstawione przez potencjalnego kontrahenta. Publiczne rejestry, takie jak CEIDG, KRS, REGON, CRBR czy wykaz podatników VAT, umożliwiają uzyskanie dostępu do danych dotyczących historii działalności, statusu prawnego, sposobu reprezentacji, kapitału, powiązań osobowych i kapitałowych, a także – w zależności od rejestru – do sprawozdań finansowych i innych dokumentów istotnych z perspektywy oceny wiarygodności. 

Weryfikację warto również uzupełnić o dane pochodzące z innych źródeł, w szczególności odpłatnych biur informacji gospodarczej oraz wywiadowni gospodarczych, które dostarczają bardziej pogłębionych informacji na temat sytuacji finansowej i historii płatniczej przedsiębiorstw. 

Ponadto warto korzystać również z danych wewnętrznych, obejmujących dotychczasową historię współpracy, rejestry płatności, działania windykacyjne czy zgłaszane reklamacje, o ile przedsiębiorstwo posiada je w swoich zasobach.

Weryfikacja zagranicznych partnerów biznesowych 

Weryfikacja zagranicznego kontrahenta z reguły wymaga większego nakładu pracy niż analiza podmiotu krajowego, jednak również w tym obszarze dostępne są narzędzia, które umożliwiają uzyskanie podstawowych, a często bardzo szczegółowych informacji. Warto korzystać zarówno z ogólnodostępnych rejestrów międzynarodowych, jak i ze wsparcia instytucji publicznych oraz izb handlowych działających w Polsce. 

Pierwszym z takich źródeł jest Europejski portal „e-Sprawiedliwość”, dostępny pod adresem https://e-justice.europa.eu. Portal ten zawiera bazę danych dotyczących podmiotów gospodarczych z państw UE, Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii. W zakładce „Znajdź spółkę” można uzyskać dostęp do informacji wpisanych w zagranicznych rejestrach działalności gospodarczej, natomiast sekcja „Połączone rejestry upadłości” umożliwia sprawdzenie, czy przedsiębiorstwo nie znajduje się w stanie upadłości lub postępowania restrukturyzacyjnego. Jest to podstawowe, a jednocześnie bardzo przydatne narzędzie przy ocenie wiarygodności europejskich podmiotów. 

Kolejnym źródłem informacji jest europejski system VIES (VAT Information Exchange System) udostępniany przez Komisję Europejską. Pozwala on zweryfikować, czy zagraniczny kontrahent posiada aktywny numer VAT UE. Brak danych w systemie nie zawsze oznacza nieprawidłowości, jednak w takiej sytuacji przedsiębiorca może zwrócić się do odpowiedniego organu podatkowego w kraju kontrahenta z prośbą o potwierdzenie statusu rejestracyjnego. 

Dodatkowo informacje pomocne przy nawiązywaniu współpracy z podmiotami zagranicznymi można uzyskać za pośrednictwem Portalu Promocji Eksportu (https://www.trade.gov.pl/). Portal ten wskazuje m.in. listę polskich placówek dyplomatycznych oraz instytucji wspierających kontakty międzynarodowe, które mogą pomóc w ocenie wiarygodności przedsiębiorstw działających poza Polską i ułatwić pierwszy kontakt biznesowy. 

Istotnym wsparciem mogą być również zagraniczne izby handlowe funkcjonujące w Polsce. Wiele z nich oferuje możliwość zamówienia odpłatnych raportów handlowych zawierających analizy dotyczące wiarygodności finansowej oraz reputacji przedsiębiorstwa. Tego rodzaju raporty są szczególnie przydatne w przypadku współpracy o większej skali lub w sytuacjach, gdy kontrahent działa w jurysdykcji o ograniczonej dostępności danych publicznych. 

Sygnały ostrzegawcze 

Nie jest możliwe stworzenie zamkniętego katalogu wszystkich przesłanek, których wystąpienie powinno automatycznie skutkować odmową nawiązania współpracy z danym podmiotem. Wiele sygnałów ostrzegawczych – szczególnie tych najbardziej jednoznacznych – powinno być traktowanych jako podstawa odmowy. Są jednak również takie czynniki, które nie muszą całkowicie wykluczać współpracy, o ile zostaną właściwie zidentyfikowane i skompensowane poprzez odpowiednie zabezpieczenia umowne lub ograniczenie ryzyka po stronie przedsiębiorcy. 

Wewnętrzna procedura weryfikacji kontrahentów powinna przewidywać analizę sygnałów ostrzegawczych w trzech podstawowych kategoriach: formalnej, transakcyjnej oraz organizacyjnej. 

🚫 Czynniki formalne 

Do tej grupy należy zaliczyć sygnały możliwe do zidentyfikowania w oparciu o dane ujawniane w rejestrach publicznych: 

• brak rejestracji kontrahenta w KRS lub CEIDG, 

• zawieszona lub zakończona działalność, 

• brak rejestracji jako podatnik VAT czynny, 

• bardzo krótki okres prowadzenia działalności, 

• wznowienie działalności krótko przed propozycją współpracy, 

• minimalny lub niewspółmiernie niski kapitał zakładowy w stosunku do wartości planowanej umowy, 

• brak umocowania osób, które mają działać w imieniu kontrahenta, 

• brak złożonych sprawozdań finansowych w KRS, 

• nieprzedstawienie – mimo żądania – wymaganych koncesji lub zezwoleń, 

• otwarcie likwidacji, wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego lub wydane postanowienie o ogłoszeniu upadłości, 

• brak ujawnienia beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. 

🚫 Czynniki transakcyjne 

Są to sygnały wynikające z okoliczności planowanej współpracy, charakteru umowy lub parametrów ekonomicznych transakcji: 

• umowa nieposiadająca ekonomicznego uzasadnienia lub dotycząca towarów/usług niezwiązanych z działalnością kontrahenta, 

• propozycja płatności gotówkowej lub obniżenia ceny w razie płatności gotówką, 

• cena towaru znacząco odbiegająca od wartości rynkowej bez racjonalnego uzasadnienia, 

• termin płatności krótszy niż standardowo przyjęty w danej branży, 

• unikanie sformalizowania współpracy (np. odmowa podpisania umowy), 

• propozycja zapłaty na rachunki należące do innych podmiotów, rachunki zagraniczne lub rachunki nieznajdujące się na białej liście podatników VAT (z wyjątkiem mechanizmu podzielonej płatności), 

• brak informacji o pochodzeniu towaru lub jego łańcuchu dostaw. 

🚫 Czynniki organizacyjne 

Do tej kategorii należą sygnały wynikające z analizy sposobu funkcjonowania kontrahenta oraz jego otoczenia biznesowego: 

• prowadzenie działalności pod adresem, który nie wskazuje na rzeczywiste funkcjonowanie przedsiębiorstwa, 

• siedziba w jurysdykcji uznawanej za tzw. raj podatkowy, 

• siedziba w kraju ujętym na liście państw wysokiego ryzyka według FATF (Grupy Specjalnej ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy), 

• siedziba lub działalność prowadzona w kraju objętym sankcjami międzynarodowymi, 

• siedziba w państwie o wysokim poziomie korupcji (zgodnie z rankingiem Transparency International), 

• brak zaplecza organizacyjnego i technicznego adekwatnego do skali i rodzaju działalności, 

• forma prawna działalności nieadekwatna do charakteru i wartości planowanej współpracy, 

• kontakt wyłącznie poprzez adresy e-mail z domen prywatnych, 

• brak strony internetowej lub dostęp do niej znacznie utrudniony, 

• brak lub negatywne informacje medialne dotyczące przedsiębiorstwa, 

• korzystanie z adresu wirtualnego biura jako jedynej formy obecności na rynku. 

Co dalej? 

Weryfikacja kontrahenta stanowi jeden z podstawowych elementów budowania bezpieczeństwa finansowego przedsiębiorstwa. Choć polskie przepisy nie nakładają na większość podmiotów obowiązku stosowania formalnych procedur w tym zakresie, wdrożenie ustrukturyzowanego procesu weryfikacyjnego należy uznać za dobrą praktykę biznesową – niezależnie od branży czy skali działalności. Pozwala to nie tylko ograniczyć ryzyko współpracy z podmiotami działającymi niezgodnie z prawem lub praktykami rynkowymi, lecz przede wszystkim minimalizuje prawdopodobieństwo braku płatności lub niewykonania umowy. 

Warto pamiętać, że skuteczna weryfikacja powinna wykraczać poza jednorazowe sprawdzenie kontrahenta przed podpisaniem umowy. Ryzyka finansowe i operacyjne mogą pojawić się również w trakcie trwania współpracy, dlatego procedura powinna przewidywać okresową aktualizację informacji i monitorowanie sygnałów ostrzegawczych. Kluczowe jest również odpowiednie ujęcie tych zasad w umowie – w szczególności poprzez postanowienia dotyczące dokumentowania współpracy, obowiązków informacyjnych kontrahenta oraz możliwości wypowiedzenia umowy w razie ujawnienia nieprawidłowości. 

W kolejnym artykule z tego cyklu omówione zostaną zagadnienia związane z procedurą KYC (Know Your Customer) jako wzorcem należytej staranności, a także kwestie dotyczące zabezpieczeń umownych, które pozwalają skutecznie chronić interesy przedsiębiorstwa. Dzięki temu możliwe będzie zbudowanie kompleksowego systemu weryfikacji i ochrony płatności, adekwatnego do potrzeb i ryzyk konkretnej organizacji. 

Co warto zrobić dziś? 

✅ Sprawdź, jak wygląda proces weryfikacji kontrahentów w Twojej firmie. 

✅ Zweryfikuj, czy korzystasz z dostępnych rejestrów i narzędzi OSINT. 

✅ Określ sygnały ostrzegawcze, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń. 

✅ Ustal, które transakcje wymagają pogłębionej analizy (np. poprzez raporty BIG lub wywiadownie). 

✅ Zastanów się, jaką procedurę KYC chciałbyś wdrożyć – o tym napiszemy w części 2. 

Jeżeli temat weryfikacji kontrahentów i budowania bezpieczeństwa płatności jest dla Ciebie szczególnie istotny lub chcesz pogłębić wiedzę o narzędziach, które realnie wspierają stabilność finansową przedsiębiorstwa, zachęcam do pobrania mojego ebooka „Płynność finansowa pod kontrolą: od zawarcia umowy po skuteczną windykację”. To praktyczny materiał oparty na doświadczeniach z pracy z firmami z branży logistycznej i nieruchomościowej, który przeprowadza przez cały proces – od weryfikacji kontrahenta, przez zabezpieczenia umowne, aż po działania windykacyjne. 

Artykuł przygotowała:

Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association.

Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu bezpośrednio na [LinkedIn Żanety]