W praktyce procesu najmu magazynowego dla większości jego uczestników oczywiste jest, że umowa powinna zostać zawarta na piśmie. Znacznie rzadziej analizowane jest jednak, co dokładnie oznacza ten wymóg, jakie skutki wywołuje zastrzeżenie w umowie formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz jakie konsekwencje może mieć jej niedochowanie.
Tymczasem forma umowy i sposób jej podpisania mogą zadecydować o tym, czy uzgodnione postanowienia w ogóle wywołają zamierzony skutek.
Co więcej, ryzyko nie kończy się na etapie podpisania dokumentu. Wraca przy aneksach, zmianach ustaleń, a czasem ujawnia się dopiero w toku audytu lub przy sprzedaży nieruchomości.
Czy umowa najmu magazynu musi być zawarta na piśmie?
Teoretycznie umowa najmu może zostać zawarta w różnych formach, również ustnie. W praktyce, na rynku nieruchomości taka sytuacja właściwie nie występuje, a standardem pozostaje forma pisemna.
Wynika to nie tylko ze skali i złożoności takich projektów, ale również z ich otoczenia biznesowego i inwestycyjnego. Najem kreuje wartość nieruchomości magazynowej i wpływa na warunki jego finansowania, podlega także analizie w procesach due diligence. Nieruchomości często zmieniają właściciela w trakcie trwania najmu i w takim kontekście prawidłowe udokumentowanie relacji stron jest jednym z fundamentów bezpieczeństwa całego projektu.
Ma to również bardzo konkretny wymiar prawny. Jeżeli umowa najmu nieruchomości zawierana jest na czas oznaczony dłuższy niż rok, brak formy pisemnej powoduje, że traktowana jest jako zawarta na czas nieoznaczony. W praktyce oznacza to możliwość jej wypowiedzenia czyli sytuację zupełnie inną niż zakładał biznes.
Forma pisemna to nie „jakikolwiek podpis”
Najbardziej klasycznym sposobem zachowania formy pisemnej pozostaje podpis własnoręczny (tzw. wet ink). W obrocie profesjonalnym coraz częściej zastępuje go kwalifikowany podpis elektroniczny, który wywołuje równoważne skutki. Nie każdy jednak sposób podpisania dokumentu elektronicznie oznacza zachowanie formy pisemnej. Przykładowo podpis zaufany może być wystarczający w relacjach z administracją publiczną, ale nie jest tożsamy z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Kluczowe jest również rozróżnienie między kwalifikowanym podpisem elektronicznym a kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Zdarza się, że dokument wygląda na prawidłowo podpisany, bo certyfikat odwołuje się do rozporządzenia eIDAS, a oznaczenie przy dokumencie odnosi się do spółki. Problem w tym, że nie musi to jeszcze oznaczać, iż dokument został podpisany przez właściwą osobę. W praktyce może się okazać, że zamiast kwalifikowanego podpisu elektronicznego użyto kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, a to istotna różnica. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, potwierdza jej tożsamość i pozwala zachować formę pisemną. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest natomiast przypisana do podmiotu, na przykład spółki, i potwierdza pochodzenie dokumentu, ale nie wskazuje osoby składającej oświadczenie woli.
Dlatego przed zamknięciem procesu, jeżeli umowa najmu nie jest podpisywana własnoręcznie, warto sprawdzić przynajmniej dwie podstawowe kwestie: po pierwsze, czy certyfikat dotyczy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a po drugie, czy w certyfikacie widoczne są dane konkretnej osoby.
Aneksy – moment, w którym najczęściej tracimy kontrolę
Problemy z zachowaniem odpowiedniej formy dokumentu pojawiają się często na etapie doprecyzowywania umowy lub jej zmian w toku realizacji projektu. Dotyczy to m.in. prac fit-out, ustaleń ASTI czy modyfikacji zakresu prac wynajmującego. W praktyce takie decyzje zapadają dynamicznie i często są potwierdzane w sposób uproszczony: mailowo, w formie skanów albo w toku bieżącej komunikacji projektowej.
Tymczasem zmiana umowy powinna nastąpić w tej samej formie, jaka była wymagana dla jej zawarcia. Jeżeli dodatkowo strony zastrzegły w umowie formę pisemną pod rygorem nieważności, co w praktyce rynku magazynowego jest standardem, konsekwencje są dalej idące. W takiej sytuacji brak zachowania wymaganej formy może oznaczać, że aneks lub uzgodniona zmiana po prostu nie wywołują skutków prawnych.
I to nie jest wyłącznie teoretyczne ryzyko. Widziałam ostatnio sytuację, w której umowa najmu przewidywała klasycznie formę pisemną pod rygorem nieważności, a aneks przedłużający okres najmu został podpisany przez jedną ze stron podpisem zaufanym. Problem polega na tym, jak wspomniałam powyżej, podpis zaufany nie jest równoznaczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a tym samym nie jest równoważny formie pisemnej. Efekt? Może być bardzo poważny.
Ryzyko wypowiedzenia przy braku zachowania formy
Jeżeli aneks przedłużający umowę najmu na czas oznaczony nie został zawarty w wymaganej formie, istnieje istotne ryzyko uznania, że przedłużenie nie nastąpiło skutecznie w zakładany sposób. W praktyce może to oznaczać, że najem nie trwa na nowo uzgodniony np. 5-letni okres najmu, lecz funkcjonuje jako najem na czas nieoznaczony, a więc może zostać wypowiedziany przez każdą ze stron z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia.
Z perspektywy biznesowej dla najemcy oznacza to ryzyko utraty stabilności operacyjnej i konieczność wcześniejszego niż planowano przygotowania kosztownej relokacji. Dla wynajmującego możliwość utraty najemcy wcześniej, niż wynikało to z przyjętych założeń komercyjnych, a w przypadku planowanej sprzedaży nieruchomości również powstanie istotnego problemu w audycie transakcyjnym.
Ryzyko wypowiedzenia przy zmianie właściciela
Z perspektywy najemcy ryzyko związane z formą umowy nie ogranicza się wyłącznie do momentu jej zawarcia ani późniejszych aneksów. Może ono ujawnić się także wtedy, gdy w trakcie trwania najmu dochodzi do sprzedaży nieruchomości.
Nowy właściciel wstępuje w miejsce dotychczasowego wynajmującego. Nie oznacza to jednak automatycznie pełnej stabilności po stronie najemcy, ponieważ co do zasady może on wypowiedzieć najem z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia. To uprawnienie nie przysługuje jednak nowemu właścicielowi, jeżeli łącznie spełnione są określone warunki:
- umowa najmu została zawarta na czas oznaczony,
- z zachowaniem formy pisemnej z datą pewną, a
- przedmiot najmu został najemcy wydany.
Z perspektywy najemcy oznacza to większą stabilność prowadzonego biznesu i mniejsze ryzyko, że zmiana właściciela nieruchomości zachwieje operacjami prowadzonymi w danej lokalizacji.
Jak uzyskać datę pewną w praktyce
Data pewna to forma pisemna z urzędowym poświadczeniem daty. Często kojarzy się wyłącznie z notariuszem, ale w praktyce możliwości jest więcej. Może wynikać między innymi z:
- urzędowego poświadczenia daty,
- wzmianki organu na dokumencie,
- dokumentu urzędowego potwierdzającego istnienie czynności,
- kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu.
Co istotne, w pewnych sytuacjach data pewna może zostać uzyskana także później pod warunkiem, że nastąpi to przed zbyciem nieruchomości. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że tego tematu nie trzeba zamykać wyłącznie na etapie podpisania umowy. Nie można go jednak odkładać na moment, w którym sprzedaż nieruchomości jest już w toku, a strony próbują „ratować” sytuację w ostatniej chwili.
Umowa podpisana. Czy na pewno bezpieczna?
Forma umowy rzadko jest w centrum uwagi przy negocjacjach. A jednocześnie, jak wskazałam powyżej, to właśnie ona może przesądzić o tym, czy uzgodnione postanowienia w ogóle będą skuteczne i czy w kluczowym momencie zadziałają tak, jak zakładał biznes.
W wielu przypadkach dobrym pierwszym krokiem jest przegląd obowiązujących umów i aneksów. Nie tylko pod kątem treści postanowień, ale również tego, czy zostały zawarte i zmienione w sposób rzeczywiście zapewniający ich skuteczność. Taki audyt pozwala zweryfikować, czy nie istnieje ryzyko zakwestionowania podpisu, nieskuteczności aneksu albo wypowiedzenia najmu w sytuacji, która z perspektywy biznesowej miała być stabilna i przewidywalna.
Dla tych, którzy chcą widzieć więcej
Właśnie tworzę projekt, jakiego w tej formule nie było jeszcze na rynku. WLS Academy to program rozwojowy poświęcony procesowi najmu powierzchni magazynowych. Nie będzie to kolejne szkolenie skupione na przepisach. To program zaprojektowany dla osób, które chcą rozumieć najem magazynowy szerzej: jako proces wpływający na operacje, bezpieczeństwo biznesu, wartość aktywa i jakość decyzji podejmowanych w czasie. Będziemy pracować na realnych case’ach i sytuacjach, które rzeczywiście zdarzają się na rynku.
W programie udział wezmą eksperci z biznesu, którzy od lat współkształtują ten rynek – deweloperzy, doradcy, praktycy operacji, finansów, technologii i bezpieczeństwa. Dzięki temu WLS Academy nie będzie mówić o najmie wyłącznie z perspektywy prawnej, lecz pokaże go z wielu stron, dokładnie tak, jak funkcjonuje on w rzeczywistych projektach.
Jeśli chcesz jako pierwszy dowiedzieć się, co przygotowuję w ramach programu, dołącz do sieci WLS. Możesz top zrobić, klikając w baner poniżej.
Artykuł przygotowała:
Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association.
Potrzebujesz indywidualnego dodatkowego wsparcia?
