Dziś praktycznie każda organizacja mówi o elastyczności. O zdolności do szybkiego reagowania na zmiany rynku, skalowania biznesu, wdrażania automatyzacji czy dostosowywania operacji do nowych oczekiwań klientów. W praktyce jednak bardzo często okazuje się, że ta elastyczność kończy się… w momencie podpisania umowy najmu.
Choć organizacje inwestują dziś ogromne środki w technologie, procesy i optymalizację operacji, nadal relatywnie rzadko patrzą na umowę najmu magazynu jako na jeden z kluczowych elementów wpływających na funkcjonowanie przedsiębiorstwa w kolejnych latach.
To właśnie o tym dyskutowaliśmy podczas konferencji Synergy Congress. Rozmowa spotkała się z bardzo dużym zainteresowaniem uczestników, a liczne komentarze i dalsze dyskusje w kuluarach zachęciły nas do przygotowania serii artykułów poświęconych relacji pomiędzy stroną operacyjną, najmem i modelem inwestycyjnym wynajmującego. Ten tekst jest pierwszym z nich.
Kiedy najem decyduje o możliwościach rozwoju operacji
W praktyce nadal bardzo często można spotkać się z podejściem, w którym umowa najmu sprowadzana jest przede wszystkim do negocjacji stawki czynszu, długości okresu najmu czy pakietu zachęt finansowych. Tymczasem rzeczywisty wpływ umowy na funkcjonowanie organizacji jest dziś znacznie szerszy.
To właśnie postanowienia umowy najmu bardzo często decydują o tym, czy organizacja będzie w stanie skalować operację w przyszłości, zwiększyć powierzchnię, wdrożyć automatyzację albo dostosować model działania do zmieniających się potrzeb biznesowych. Coraz większego znaczenia nabierają również kwestie związane z możliwością podnajmu, elastycznością zmian operacyjnych, zasadami korzystania z mediów czy odpowiedzialnością za awarie i przestoje.
Równolegle rośnie znaczenie parametrów technicznych i operacyjnych samego obiektu. Nośność posadzki, siatka słupów, liczba doków, dostępność mocy energetycznej, place manewrowe, parkingi czy infrastruktura dla pracowników coraz częściej stają się elementami, które bezpośrednio wpływają na możliwość dalszego rozwoju operacji.
W praktyce te elementy bardzo często decydują o tym, czy organizacja będzie mogła efektywnie funkcjonować i rozwijać biznes w danej lokalizacji przez kolejne lata.
Dlaczego elastyczność operacji stała się dziś koniecznością?
Rozwój e-commerce, marketplace’ów, sprzedaży wielokanałowej, personalizacji zamówień czy szybkich dostaw powoduje, że operacje magazynowe muszą reagować na zmiany dużo szybciej niż kiedykolwiek. Coraz większe znaczenie mają sezonowość sprzedaży, zmienność wolumenów, presja kosztowa oraz konieczność utrzymania wysokiej jakości obsługi klienta mimo rosnącej nieprzewidywalności rynku.
Ten sam magazyn coraz częściej musi jednocześnie obsługiwać operacje B2B, e-commerce, zwroty, kompletację jednostkową, cross-dock, usługi VAS czy różne modele dystrybucji dla wielu klientów. W takich realiach elastyczność przestaje być przewagą konkurencyjną a staje się warunkiem koniecznym utrzymania ciągłości operacji.
Silosowe podejście do procesu najmu
Jednym z większych wyzwań, które obserwujemy dziś w praktyce negocjacyjnej, pozostaje nadal silosowe podejście do projektowania operacji magazynowej i procesu najmu.
Bardzo często operacja koncentruje się na wydajności, SLA i przepustowości procesów. Dział nieruchomości negocjuje powierzchnię, harmonogram projektu i warunki komercyjne. Dział zakupów skupia się przede wszystkim na kosztach, inwestor analizuje stabilność przepływów finansowych oraz bezpieczeństwo aktywa, a dział prawny negocjuje postanowienia umowy. Każda ze stron optymalizuje swój fragment procesu. Problem pojawia się wtedy, gdy okazuje się, że te światy nie zostały ze sobą odpowiednio połączone.
Przykładowo kontrakt z klientem może zakładać dużą zmienność wolumenów, operacja może potrzebować możliwości szybkiego skalowania, a jednocześnie umowa najmu nie przewiduje mechanizmów ekspansji, podnajmu czy redukcji powierzchni.
Problemy zaczynają być widoczne dopiero wtedy, gdy zmienia się model operacyjny, wzrastają wolumeny, pojawia się potrzeba automatyzacji, zmienia się struktura zamówień albo organizacja musi szybko dostosować się do nowych realiów biznesowych. Wówczas okazuje się, że ograniczeniem nie jest już sama operacja, lecz konstrukcja projektu magazynowego i postanowienia umowy najmu.
Elastyczność trzeba projektować już na etapie negocjacji
Jednym z najczęstszych błędów jest założenie, że elastyczność można „dodać” do projektu na późniejszym etapie. Tymczasem w praktyce skuteczna elastyczność operacyjna bardzo często musi zostać zaprojektowana już na etapie koncepcji magazynu i negocjowania umowy najmu.
Co istotne, nie każda elastyczność będzie możliwa do uzyskania w takim samym zakresie. Z perspektywy inwestora magazyn pozostaje bowiem produktem inwestycyjnym, który musi zapewniać przewidywalność przepływów finansowych, bezpieczeństwo finansowania, odpowiednią długość najmu oraz stabilność aktywa i jego wartości inwestycyjnej. W praktyce oznacza to konieczność znalezienia równowagi pomiędzy potrzebą „zwinności” po stronie najemcy a przewidywalnością projektu inwestycyjnego po stronie właściciela nieruchomości.
Wynajmujący nie uciekają dziś od elastycznych umów. Nie mogą jednak brać na siebie ryzyka, którego nie da się wycenić. Coraz większego znaczenia nabiera więc zrozumienie modelu inwestycyjnego projektu, sposobu finansowania nieruchomości, wpływu długości najmu na wartość aktywa oraz tego, w jaki sposób inwestor kalkuluje ryzyko i koszt poszczególnych mechanizmów elastyczności.
Dopiero takie podejście pozwala bowiem projektować rozwiązania, które są rzeczywiście możliwe do wdrożenia i akceptowalne dla obu stron. To właśnie temu zagadnieniu poświęcimy kolejny artykuł z tej serii.
Sama wiedza operacyjna przestaje dziś wystarczać
Coraz wyraźniej widać, że sama wiedza operacyjna przestaje dziś wystarczać managerom logistyki uczestniczącym w procesach najmu magazynowego. Z drugiej strony również osoby negocjujące po stronie wynajmującego coraz częściej muszą rozumieć rzeczywiste potrzeby operacyjne najemców oraz wpływ poszczególnych postanowień umowy na codzienne funkcjonowanie biznesu.
Kluczowego znaczenia nabierają dziś kompetencje interdyscyplinarne – rozumienie ryzyka, ekonomii projektu, modelu inwestycyjnego, konsekwencji finansowych oraz wpływu postanowień umowy na organizację i operację.
Bo dziś bardzo trudno skutecznie negocjować umowę najmu magazynowego bez świadomości operacyjnych i biznesowych konsekwencji podejmowanych decyzji. Coraz większego znaczenia nabiera umiejętność budowania wspólnego języka pomiędzy logistyką, operacją, nieruchomościami, finansami i stroną prawną w ramach umowy najmuą. To również jeden z powodów, dla których w ramach WLS Academy – WLS Warehouse of Legal Solutions tak duży nacisk kładziemy na procesowe spojrzenie na najem magazynowy oraz wzajemne rozumienie perspektyw wszystkich uczestników tego procesu.
Podsumowanie
Dobra umowa najmu powinna pełnić rolę wspólnego biznesplanu wynajmującego i najemcy dla różnych scenariuszy rozwoju organizacji. Projektowanie elastyczności zaczyna się bowiem dużo wcześniej niż w momencie wystąpienia problemu operacyjnego. Wymaga wspólnego zdefiniowania scenariuszy biznesowych, przewidzenia możliwych zmian operacyjnych, zrozumienia ograniczeń inwestycyjnych oraz przełożenia tego na mechanizmy umowne, które będą działały również kilka lat później.
W kolejnym artykule przyjrzymy się bliżej temu, dlaczego najtrudniejsze negocjacje bardzo często nie dotyczą dziś samego czynszu, lecz projektowania elastyczności, którą da się świadomie wycenić i wpisać w model inwestycyjny magazynu.
Artykuł przygotowali:
Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association, twórczyni WLS Academy – przestrzeni rozwijania kompetencji profesjonalistów odpowiedzialnych za operację, najem i rozwój biznesu w sektorze magazynowym i logistycznym.
Michał Stachura – Co-Managing Director w GARBE Industrial Real Estate Poland, odpowiedzialny za całość operacji spółki na rynku polskim, w tym rozwój portfela inwestycyjnego, komercjalizację parków magazynowych i przemysłowych, strukturyzację transakcji oraz współpracę z partnerami kapitałowymi i instytucjonalnymi. Ekspert w obszarze negocjacji najmu, planowania inwestycji typu BTS i spekulacyjnych oraz budowania długoterminowych relacji z najemcami z sektora logistyki, e-commerce i produkcji.
Piotr Skobało – doradca strategiczny z obszaru logistyki i zarządzania łańcuchami dostaw, Partner Zarządzający w Magna Valor, Wice Prezes Region Europa w Tompkins Ventures, wykładowca akademicki.
Potrzebujesz indywidualnego dodatkowego wsparcia?
