Jakie zmiany wprowadzi reforma Unijnego Kodeksu Celnego, w jaki sposób wpłyną one na e-commerce i sektor logistyczny oraz jakie działania warto podjąć, aby przygotować swoją firmę do nowych regulacji.
Wyzwanie, które zmieni oblicze e-commerce
Unijny Kodeks Celny (UKC) to podstawowy akt prawny regulujący obrót towarowy pomiędzy państwami Unii Europejskiej (UE) a krajami trzecimi, zapewniający jednolite procedury celne na całym obszarze wspólnoty. Obowiązujące od 2013 r. przepisy nie nadążają jednak za realiami. Dynamiczny rozwój e-commerce, rosnąca liczba przesyłek niskocennych, zaostrzone wymogi bezpieczeństwa i globalne zakłócenia w łańcuchach dostaw (Brexit, pandemia COVID-19, wojna w Ukrainie) ujawniły potrzebę gruntownej reformy.
Opublikowany 24 czerwca 2025 r. projekt nowego UKC, jeśli zostanie przyjęty w obecnym kształcie, wprowadzi pełną cyfryzację, automatyzację i centralizację procedur celnych. Kluczowym elementem ma być Unijne Centrum Danych Celnych (EU Customs Data Hub), wspólny system zastępujący 27 odrębnych platform krajowych, umożliwiający zgłaszanie towarów w jednym portalu, co skróci czas odpraw i ujednolici procedury w całej UE.
- instytucji uznanego importera (deemed importer), dostawcy lub pośrednika (np. platformy) uczestniczącego w sprzedaży na odległość, którzy będą traktowani jako importerzy i zobowiązani do przestrzegania pełnego zakresu unijnych przepisów dotyczących produktów, a także poboru cła i VAT, ,
- zniesienie zwolnienia z cła dla przesyłek do 150 euro,
- jednolitą opłatę manipulacyjną (szczegóły określą akty wykonawcze),
- dobrowolne koszyki taryfowe oraz ograniczenie korzystania ze składów celnych wyłącznie do firm posiadających status Trust & Check. Status ten będzie odrębny od AEO-C i będzie wymagał wysokiej transparentności oraz przekazywania danych w czasie rzeczywistym.
- a także – tam, gdzie to może mieć zastosowanie – zgodność z lokalnymi regulacjami tech
Choć szczegóły mogą się jeszcze zmienić w toku prac legislacyjnych, kierunek reformy jest już przesądzony. Zmiany zwiększą efektywność i bezpieczeństwo, ale też nałożą nowe obowiązki na e-commerce i logistykę. Firmy będą musiały przyspieszyć procesy, dostosować infrastrukturę magazynową i procedury operacyjne do krótszych terminów i nowych standardów kontroli.
Przedsiębiorstwa, które rozpoczną przygotowania już teraz, zyskają przewagę konkurencyjną unikając opóźnień, dodatkowych kosztów i utraty klientów po wejściu w życie nowych przepisów.
Jak się przygotować – 9 kluczowych kroków
1. Przeprowadź audyt procesów celnych
Pierwszym krokiem w przygotowaniu do reformy UKC powinien być kompleksowy audyt procesów celnych. Należy przeanalizować, jak obecnie realizowane są odprawy importowe i eksportowe, czy procedury są zgodne z obowiązującymi przepisami oraz czy można je dostosować do planowanych wymogów nowego kodeksu.
Warto sprawdzić gotowość systemów IT do integracji z EU Customs Data Hub – centralną platformą, która według projektu zastąpi krajowe systemy celne. Audyt powinien obejmować także weryfikację umów z agencjami celnymi i operatorami logistycznymi, aby upewnić się, że określają one procedury przekazywania danych, odpowiedzialność stron i sposoby postępowania w przypadku zmian przepisów.
Taki przegląd pozwoli zidentyfikować luki i wprowadzić zmiany z wyprzedzeniem, zanim nowe regulacje staną się obowiązkowe.
2. Zainwestuj w integrację z EU Customs Data Hub
Według projektu nowego UKC EU Customs Data Hub będzie fundamentem nowego unijnego systemu celnego, centralną platformą wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorcami a administracją celną wszystkich państw członkowskich. Jego wprowadzenie oznacza koniec rozproszenia krajowych systemów i zastąpienie ich jednym, zintegrowanym narzędziem, które będzie obsługiwać pełen cykl zgłoszeń celnych, w tym przekazywanie danych produktowych, dokumentacji towarzyszącej oraz informacji o pochodzeniu i statusie towarów.
Firmy, które odpowiednio wcześnie dostosują swoje systemy IT do bezpośredniej integracji z EU Customs Data Hub w wymaganym formacie i trybie pracy w czasie rzeczywistym, zyskają istotną przewagę konkurencyjną – od szybszych i bardziej przewidywalnych odpraw po lepszą kontrolę nad procesami logistycznymi. Integracja wymaga jednak przygotowania zarówno po stronie technologii, jak i procedur operacyjnych.
3. Przygotuj się na zniesienie progu 150 EUR
Projekt reformy UKC zakłada zniesienie zwolnienia z cła dla przesyłek o wartości do 150 euro. Oznacza to, że każda przesyłka spoza UE będzie objęta obowiązkiem celnym i podatkiem VAT. Celem tej zmiany jest wyrównanie warunków konkurencji i ograniczenie nadużyć, takich jak zaniżanie wartości towarów w deklaracjach czy sztuczne dzielenie zamówień w celu uniknięcia opłat.
Firmy e-commerce powinny już teraz przeanalizować, jaki odsetek zamówień dotyczy wartości poniżej 150 EUR, oraz oszacować wpływ nowych opłat na koszty, politykę cenową i czas dostaw. Możliwe działania obejmują wprowadzenie minimalnej wartości zamówień, zmianę strategii magazynowania, w tym rozważenie przesunięcia zapasów do magazynów w UE w celu redukcji opóźnień związanych z odprawą celną zamówień.
Ułatwieniem, jeśli przepisy zostaną przyjęte w obecnym kształcie, będzie natomiast możliwość stosowania uproszczonej klasyfikacji taryfowej w postaci tzw. koszyków towarowych, co może przyspieszyć proces odpraw dla niskocennych przesyłek.
4. Rozważ uzyskanie statusu „Trust & Check”
Reforma UKC przewiduje wprowadzenie nowego statusu Trust & Check, alternatywnego wobec AEO-C, z którym nie będzie można go łączyć. Status ten ma zapewniać maksymalne ułatwienia w obsłudze celnej, w tym możliwość samoobsługowej odprawy w miejscu prowadzenia działalności, rozliczeń okresowych oraz minimalnej liczby kontroli granicznych.
Warunkiem będzie wysoki poziom zgodności z przepisami i pełna transparentność operacyjna, w tym przekazywanie organom celnym danych w czasie rzeczywistym poprzez EU Customs Data Hub. W zamian przedsiębiorcy zyskają szybsze dostawy, niższe koszty logistyki i większą przewidywalność procesów.
5. Uporządkuj dane o produktach
Nowy UKC, jeśli zostanie przyjęty w proponowanym kształcie, będzie wymagał, aby każdy zgłaszany produkt posiadał kompletny zestaw informacji: kod taryfowy, kraj pochodzenia, dane producenta oraz dokumenty potwierdzające zgodność z normami UE. W e-commerce, gdzie rotacja produktów jest wysoka, kluczowe będzie zatem stworzenie aktualnej i spójnej bazy danych produktowych, dostępnej dla wszystkich działów, od sprzedaży po logistykę i compliance. Dane muszą być wprowadzone w formie cyfrowej, w ujednoliconym formacie, kompatybilnym z EU Customs Data Hub, i dostępne dla organów celnych w czasie rzeczywistym.
Aby uniknąć opóźnień i sankcji, warto już teraz przeprowadzić audyt danych produktowych w systemach firmy i u dostawców oraz wdrożyć procedury ich aktualizacji, zwłaszcza przy zmianie dostawcy, kodu taryfowego czy parametrów technicznych. Informacje te będą wykorzystywane nie tylko w odprawie, ale także w analizie ryzyka i monitorowaniu zgodności z regulacjami UE.
6. Zweryfikuj i dostosuj umowy z partnerami
podmioty uczestniczące w obrocie towarowym: platformy e-commerce, operatorów logistycznych, agencje celne i spedytorów. Współpraca z nimi będzie wymagała precyzyjnych ustaleń dotyczących zakresu odpowiedzialności, procedur przekazywania danych oraz konsekwencji braku zgodności z przepisami.
Warto przeanalizować obecne kontrakty, aby upewnić się, że uwzględniają one:
- jasne określenie ról i obowiązków stron w procesie celnym,
- standardy jakości i terminowości przekazywania danych,
- procedury reagowania w przypadku błędów lub naruszeń,
- postanowienia zabezpieczające w razie opóźnień lub kar administracyjnych,
- mechanizmy aktualizacji umowy w przypadku zmian przepisów lub wymagań technicznych systemów celnych.
Dobrze skonstruowana umowa będzie kluczowym narzędziem w zarządzaniu ryzykiem operacyjnym i finansowym w warunkach reformy UKC.
7.Przygotuj procedury dla skróconego czasu magazynowania
Projekt nowego UKC przewiduje skrócenie maksymalnego okresu przechowywania towarów w magazynie czasowego składowania z obecnych 90 dni do 10 dni poza wyjątkowymi przypadkami. Jeśli importer musi składować towary przez dłuższy czas, towary powinny zostać umieszczone w składzie celnym, gdzie można je składować bez ograniczeń czasowych. Obecne pozwolenia naprowadzenie miejsc czasowego składowania należy zatem przekształcić w pozwolenia na prowadzenie składu celnego, jeżeli będą spełnione odpowiednie wymogi.
Choć szczegóły mogą jeszcze ulec zmianie w procesie legislacyjnym, kierunek reformy jasno wskazuje na potrzebę przyspieszenia rotacji towarów i usprawnienia harmonogramów logistycznych. Dla operatorów portowych, centrów logistycznych i magazynów oznacza to konieczność lepszej synchronizacji z transportem, zwiększenia przepustowości i efektywności obsługi oraz skrócenia czasu kompletacji i odpraw.
Organizacje powinny przeanalizować swoje procedury magazynowe i zaplanować inwestycje w technologie oraz systemy zarządzania, które pozwolą działać w krótszych ramach czasowych, minimalizując ryzyko dodatkowych kosztów lub opóźnień.
8.Zainwestuj w szkolenia zespołu
Reforma Unijnego Kodeksu Celnego wprowadza zmiany, które wykraczają daleko poza tradycyjny obszar działania działu celnego. Nowe obowiązki, procedury i narzędzia, w tym obsługa EU Customs Data Hub, jeśli zostaną przyjęte, wpłyną nie tylko na działy celne, ale także na sprzedaż, obsługę klienta, logistykę, IT i compliance. Wszystkie te obszary muszą rozumieć nowe procedury, obowiązki i ryzyka.
Aby uniknąć błędów, opóźnień w odprawach i ryzyka sankcji, przedsiębiorcy powinni przygotować spójny plan szkoleń, obejmujący zarówno kadrę zarządzającą, jak i pracowników operacyjnych. Szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty prawne, jak i praktyczne korzystanie z EU Customs Data Hub. W szczególności dział compliance powinien być przygotowany do monitorowania zgodności operacji z nowymi regulacjami, a działy operacyjne do pracy w środowisku, gdzie dane o towarach muszą być dostępne w czasie rzeczywistym.
Firmy, które postawią na edukację i aktualizację kompetencji zespołu, zminimalizują ryzyko błędów i opóźnień oraz szybciej dostosują się do nowych wymogów.
9.Monitoruj harmonogram wdrożenia i aktualizacje przepisów
Reforma UKC będzie wdrażana etapami, a szczegóły mogą jeszcze ulec zmianie w toku prac legislacyjnych. Zgodnie z obecnym projektem przyjęcie ostatecznego tekstu planowane jest na 2025 r. Od 1 marca 2028 r. nowe zasady mają objąć e-commerce i uznanych importerów, od 2032 r. EU Customs Data Hub ma być dostępny dla wszystkich importerów i eksporterów, a pełne, obowiązkowe wdrożenie przewidziano na 2038 r.
Tak długi okres przejściowy ma umożliwić dostosowanie systemów i procedur, jednak opóźnienia są w projektach unijnych częste. Dlatego stałe monitorowanie przebiegu prac, konsultacji branżowych i aktów wykonawczych pozwoli firmom na bieżąco aktualizować strategię i unikać kosztownych niespodzianek.
Podsumowanie
Reforma UKC nie jest jedynie techniczną aktualizacją przepisów, lecz fundamentalną zmianą filozofii funkcjonowania administracji celnej w UE. Centralizacja danych, automatyzacja procedur i większy nacisk na analizę ryzyka w czasie rzeczywistym oznaczają, że przygotowania trzeba zacząć już teraz.
Firmy, które podejdą do tego procesu strategicznie, inwestując w integrację systemów IT z EU Customs Data Hub, porządkując dane o produktach, weryfikując umowy z partnerami, skracając czas operacji magazynowych i szkoląc zespół, zyskają przewagę konkurencyjną w postaci szybszych dostaw, mniejszej liczby kontroli i niższych kosztów logistycznych.
Z kolei brak działań może skutkować opóźnieniami w odprawach, dodatkowymi kosztami i utratą klientów. Nawet jeśli harmonogram wdrożenia będzie rozłożony na lata, im wcześniej przedsiębiorstwo przygotuje się do nowych realiów, tym łatwiej będzie mu w pełni wykorzystać nadchodzące zmiany na swoją korzyść.
Artykuł przygotowała:
Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association.
Masz pytania? Zapraszam do kontaktu bezpośrednio na [LinkedIn Żanety]
Potrzebujesz indywidualnego dodatkowego wsparcia?
