Nie tylko czynsz – koszty, na które musisz być gotowy, planując najem magazynu

Jeśli planujesz najem magazynu, ten wpis pokaże Ci, gdzie kryją się koszty i uświadomi 5 kluczowych obszarów, które warto przeanalizować, zanim
zdecydujesz się podpisać umowę.

Na czym polega wyzwanie?

Najem powierzchni magazynowej to nie tylko decyzja operacyjna, ale strategiczny krok, który może wpłynąć na stabilność finansową Twojej firmy. Koszty najmu to znacznie więcej niż sama stawka czynszu. Właściwe zrozumienie wszystkich elementów kosztowych od samego początku pozwala uniknąć niespodzianek i zadbać o rentowność przedsięwzięcia.

W świecie, gdzie magazyn jest kluczowym elementem łańcucha dostaw, strategiczne decyzje o jego wynajęciu mogą zdecydować o sukcesie projektu w danej lokalizacji. Dlatego analiza wszystkich potencjalnych kosztów i ryzyk związanych z umową najmu jest dzisiaj absolutną koniecznością.

Dlaczego to ważne?

Brak całościowego podejścia do analizy kosztów najmu magazynu może prowadzić do nieplanowanych wydatków, problemów z płynnością finansową lub ograniczenia możliwości rozwoju operacji magazynowych. Rynek magazynowy dynamicznie się zmienia, a zasady najmu są coraz bardziej złożone.

Dziś, gdy wymagania ESG i optymalizacja łańcuchów dostaw redefiniują oczekiwania wobec powierzchni magazynowych, przemyślane podejście do najmu pozwala firmie nie tylko na oszczędności, ale i na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.

Czy wiesz, który koszt najmu magazynu najczęściej jest niedoszacowany przez firmy?

• Koszty opłat eksploatacyjnych
• Indeksacja czynszu
• Koszty dostosowań powierzchni (ASTI)
• Koszty zabezpieczeń i ubezpieczeń
• Koszty mediów

5 kluczowych kosztów, które musisz uwzględnić planując najem magazynu

1. Czynsz bazowy i jego indeksacja

Czynsz bazowy to pierwszy parametr, na który zwraca się uwagę przy analizie ofert najmu. Jednakże sama stawka wyjściowa nie pozostaje niezmienna. Umowy najmu magazynowego w standardzie rynkowym przewidują mechanizm indeksacji czynszu, który z reguły odnosi się do zmiany wskaźnika inflacji (np. HICP). W praktyce oznacza to, że koszt najmu będzie sukcesywnie wzrastać. Ważne, aby zrozumieć mechanizm indeksacji oraz wskaźniki referencyjne. W negocjacjach warto dążyć do odsunięcia w czasie indeksacji lub ustalenia limitu jej wzrostu.

2. Opłaty eksploatacyjne (Service Charges)

Triple Net Lease (NNN) to standard, w którym najemca pokrywa pełne koszty utrzymania nieruchomości. Obejmuje to m.in.:

• ochronę i monitoring,
• sprzątanie części wspólnych,
• zarządzanie nieruchomością,
• utrzymanie terenów zewnętrznych,
• podatki od nieruchomości,
• ubezpieczenia nieruchomości.

Czasami dodatkowo najemca uczestniczy w kosztach modernizacji części wspólnych (tzw. nakłady capexowe). Przed podpisaniem umowy konieczne jest dokładne zapoznanie się z listą kosztów objętych opłatą eksploatacyjną oraz mechanizmem ich rozliczania.

Więcej o tym dlaczego pozornie atrakcyjna opłata eksploatacyjna czasami może oznaczać wyższe koszty – i jak świadomie ocenić, co naprawdę się na nią składa dowiesz się z innego mojego wpisu: Niższa stawka opłaty eksploatacyjnej nie zawsze oznacza niższe koszty – co musisz wiedzieć, zanim podpiszesz umowę najmu magazynu?

3. Koszty dostosowań powierzchni (ASTI)

Każdy najemca ma swoje indywidualne potrzeby funkcjonalne. Coraz częściej spotykamy się z kosztami dostosowań ponadstandardowych, tzw. ASTI (ang. above standard tenant improvements), które pojawiają się, kiedy wynajmujący dostosowuje powierzchnię do indywidualnych potrzeb najemcy. 

Koszty te dotyczą np. najemców, którzy chcą prowadzić działalność produkcyjną wymagającą modyfikacji powierzchni najmu w zakresie wykonania fundamentów pod ciężkie maszyny, wykonania kanałów technologicznych, czy wyposażenia w suwnice. Również w przypadku najemców prowadzących działalność e-commerce, dla których jako ASTI pojawiają się modyfikacje związane z koniecznością zapewnienia odpowiednich, zgodnych z prawem, warunków pracy. Część magazynów e-commerce wciąż wymaga większej liczby pracowników na stałe obecnych w magazynie, a to obliguje do spełnienia norm m. in. w zakresie należytego oświetlenia światłem dziennym, temperatury, wentylacji, wyposażenia budynku w system przeciwpożarowy itp. Są to zagadnienia, o które trzeba zadbać już na etapie zawierania umowy najmu i określania zakresu niezbędnych prac dostosowawczych. 

Koszty ASTI mogą być pokrywane przez najemcę bezpośrednio lub wliczane w czynsz (rentalizacja). To ważne zagadnienie negocjacyjne.

4. Koszty zabezpieczeń i ubezpieczeń

Standardowo wynajmujący żąda zabezpieczenia płatności czynszu i opłat eksploatacyjnych. W grę wchodzą m.in.:

• gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe (płatne na pierwsze żądanie),
• depozyty gotówkowe,
• poręczenia spółek z grupy,
• oświadczenia o poddaniu się egzekucji (777).

Dodatkowo wymagane jest ubezpieczenie OC najemcy oraz jego majątku znajdującego się w magazynie. Skala tych kosztów zależy od wartości wynajmowanej powierzchni i profilu działalności najemcy.

Po informacje, jakie zabezpieczenia i ubezpieczenia najczęściej pojawiają się w umowach najmu magazynów i wskazówki,  co możesz zrobić, by ich koszty nie były wyższe niż to konieczne zapraszam Cię do lektury wpisu: Koszty zabezpieczeń i ubezpieczeń można ograniczyć – co warto negocjować w umowie najmu magazynu?

5. Koszty mediów i dodatkowych opłat

Wzrost cen energii i usług sprawia, że odpowiednia analiza zużycia prądu, rodzaju źródeł energii, czy zużycia wody jest nieodzowna. Energooszczędne obiekty (oświetlenie LED, odzysk ciepła, instalacje PV) mogą znacząco ograniczyć bieżące koszty najemcy. Zielone umowy najmu mogą przewidywać, obowiązek stosowania ekologicznych materiałów przy adaptacji także współpracę w zakresie ograniczenia zużycia energii. W kontekście rosnących wymogów regulacji ESG, takie podejście buduje dodatkowo przewagę konkurencyjną najemcy.

Nasza rada dla Ciebie

✅ Zweryfikuj postanowienia umowy najmu pod kątem możliwości optymalizacji kosztów.
✅ Poproś o zestawienie składników opłaty eksploatacyjnej.
✅ Zweryfikuj wymagania dotyczące zabezpieczeń finansowych.
✅ Oceń efektywność energetyczną wynajmowanego obiektu.
✅ Rozważ wprowadzenie „zielonych” postanowień do umowy najmu.

Artykuł przygotowała Żaneta Ścigała, radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association. Jeśli masz pytania, nie wahaj się skontaktować się bezpośrednio [LinkedIn Żanety].