Czy droższy magazyn może być tańszy? O kosztach, których nie widać w czynszu 

Prof. Arkadiusz Kawa | Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu | ekspert WLS Academy  

Dwa magazyny. Podobna powierzchnia, zbliżony standard, oba spełniają podstawowe wymagania najemcy. Roczny koszt najmu pierwszego wynosi 2,4 mln zł, drugiego – 3 mln zł. Który wybrać? Pozornie odpowiedź wydaje się oczywista. Po co płacić o 600 tys. zł więcej za powierzchnię, która ma pełnić tę samą funkcję? 

Problem w tym, że magazyn nie funkcjonuje w oderwaniu od reszty biznesu. Jest częścią sieci logistycznej, w której każdego dnia przemieszczają się towary, pracują ludzie, realizowane są zamówienia i powstają koszty. Czynsz jest tylko jednym z nich. Może się więc okazać, że magazyn droższy w najmie pozwoli przedsiębiorstwu zaoszczędzić znacznie więcej, niż wynosi różnica w stawkach. To prowadzi do pytania, które powinno pojawić się znacznie wcześniej niż negocjacje czynszu: ile będzie kosztowało funkcjonowanie całej logistyki z wybranej lokalizacji? 

Dlaczego najniższy czynsz nie oznacza najniższych kosztów? 

Wybór magazynu często zaczyna się od porównania ofert nieruchomości. Powierzchnia, lokalizacja, standard techniczny, dostępność i stawka czynszu – to parametry, które stosunkowo łatwo zestawić w tabeli. Trudniej porównać konsekwencje, jakie wybór konkretnej lokalizacji będzie miał dla działalności przedsiębiorstwa przez następne pięć czy dziesięć lat. 

Magazyn położony dalej od głównych odbiorców może oferować atrakcyjny czynsz, ale jednocześnie generować wyższe koszty transportu. Obiekt w regionie z ograniczoną dostępnością pracowników może wymagać organizowania dodatkowych dojazdów lub ponoszenia wyższych kosztów zatrudnienia. Z kolei lokalizacja bez odpowiedniej infrastruktury energetycznej może ograniczyć możliwość automatyzacji procesów. 

Dlatego decyzję lokalizacyjną należy oceniać przez pryzmat całkowitego kosztu logistyki, a nie wyłącznie kosztu nieruchomości. 

Na ten rachunek składają się między innymi: 

• transport towarów do magazynu i z magazynu do odbiorców; 

• koszty pracy oraz prowadzenia operacji magazynowych; 

• czynsz, opłaty eksploatacyjne i koszty mediów; 

• utrzymywanie zapasów; 

• wyposażenie i dostosowanie powierzchni, w tym fit-out i rozwiązania IT; 

• koszty przeprowadzki, uruchomienia nowego obiektu i przejściowego prowadzenia operacji w dwóch lokalizacjach; 

• koszty potencjalnych zakłóceń i przestojów. 

Nie wszystkie te wydatki pojawiają się w ofercie najmu. Nie oznacza to jednak, że są mniej istotne. Najtańszy magazyn to nie ten, za który płacimy najniższy czynsz, lecz ten, który pozwala najefektywniej obsługiwać biznes przy wymaganym poziomie jakości. 

Kiedy droższy magazyn się opłaca? Sprawdźmy liczby

Wróćmy do dwóch magazynów z początku artykułu. Załóżmy, że przedsiębiorstwo rozważa najem powierzchni na pięć lat. Oba obiekty spełniają podstawowe wymagania operacyjne. Różnią się jednak lokalizacją, a w konsekwencji kosztami transportu i prowadzenia działalności. 

Przykład modelowy przedstawiony podczas lekcji WLS Academy. Kwoty mają charakter ilustracyjny. 

Magazyn B kosztuje o 600 tys. zł więcej rocznie w samym najmie. Jednocześnie pozwala ograniczyć wydatki na transport o 2 mln zł. Po uwzględnieniu pozostałych kosztów operacyjnych całkowity roczny koszt logistyki jest w nim niższy o 1,2 mln zł. W pięcioletnim horyzoncie oznacza to potencjalną różnicę 6 mln zł, przy założeniu niezmienności analizowanych kosztów. 

To oczywiście uproszczony przykład. W rzeczywistości koszty transportu, pracy, energii czy poziom popytu zmieniają się w czasie. Jednak mechanizm pozostaje ten sam: oszczędność na czynszu może być wielokrotnie mniejsza niż dodatkowe koszty wynikające z wyboru mniej efektywnej lokalizacji. Co więcej, nie wszystkie korzyści z lepszej lokalizacji dają się bezpośrednio przeliczyć na pieniądze.

Czy lokalizacja magazynu może wpływać również na sprzedaż? 

W e-commerce lokalizacja magazynu ma znaczenie nie tylko dla kosztów dostawy, ale również dla tego, do której godziny klient może złożyć zamówienie, aby otrzymać przesyłkę następnego dnia. Kluczowym pojęciem jest tutaj cut-off, czyli godzina graniczna przyjmowania zamówień do realizacji w określonym terminie. 

Wyobraźmy sobie dwa sklepy internetowe oferujące podobne produkty. W pierwszym zamówienie złożone do godziny 15:00 może zostać dostarczone następnego dnia. W drugim klient ma taką możliwość jeszcze o godzinie 18:00. Dla osoby robiącej zakupy po pracy ta różnica może przesądzić o wyborze sprzedawcy. Co ma z tym wspólnego lokalizacja magazynu? Bardzo wiele. 

Jeżeli magazyn znajduje się blisko terminala firmy kurierskiej, transport przesyłek do sortowni zajmuje mniej czasu. Przedsiębiorstwo może przeznaczyć więcej czasu na przyjmowanie, kompletowanie i pakowanie zamówień, zachowując możliwość ich terminowego nadania. Magazyn położony dalej od infrastruktury kurierskiej może wymagać wcześniejszego zamknięcia procesu przyjmowania zamówień. 

W tym przypadku lokalizacja staje się więc nie tylko czynnikiem kosztowym, ale również elementem konkurencyjności oferty handlowej. Nie oznacza to, że magazyn zawsze powinien znajdować się jak najbliżej firmy kurierskiej. Inne wymagania będzie miał obiekt zaopatrujący produkcję, inne centrum dystrybucyjne obsługujące sieci handlowe, a jeszcze inne magazyn przeznaczony do obsługi zwrotów. 

Właśnie dlatego przed rozpoczęciem poszukiwań nieruchomości trzeba odpowiedzieć na pytanie: jaką funkcję magazyn ma pełnić w całym łańcuchu dostaw? Dopiero ta odpowiedź pozwala określić, gdzie powinien się znajdować. 

Rynek pracy, energia i rozwój. Trzy czynniki, które łatwo przeoczyć

Atrakcyjna lokalizacja na mapie nie zawsze oznacza lokalizację odpowiednią dla działalności przedsiębiorstwa. Jednym z najczęściej niedocenianych czynników jest dostępność pracowników. Magazyn może znajdować się przy ważnym węźle drogowym, oferować korzystne warunki najmu i odpowiednią powierzchnię, ale jednocześnie być położony w miejscu, do którego pracownikom trudno dojechać. Jeżeli lokalny rynek pracy jest ograniczony, przedsiębiorstwo może być zmuszone do organizowania transportu pracowniczego, zwiększenia wynagrodzeń lub pozyskiwania pracowników z bardziej odległych miejscowości. Wtedy oszczędność na czynszu zaczyna znikać. 

Drugim istotnym czynnikiem jest infrastruktura techniczna, w szczególności dostępność energii elektrycznej. Przy wyborze obiektu warto zweryfikować nie tylko jego obecne parametry, ale również możliwość zwiększenia zapotrzebowania na moc w przyszłości. Ma to szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach planujących automatyzację procesów magazynowych, rozwój infrastruktury IT czy elektryfikację transportu. Deklaracja, że zwiększenie mocy będzie możliwe, nie jest tym samym co potwierdzona możliwość jej zapewnienia w wymaganym terminie. 

Trzecim czynnikiem jest potencjał rozwoju. Firma, która dzisiaj potrzebuje 10 tys. m², za kilka lat może potrzebować dwukrotnie większej powierzchni. Jeżeli wybrana lokalizacja nie daje możliwości ekspansji, przedsiębiorstwo stanie przed koniecznością kolejnej przeprowadzki, reorganizacji sieci lub prowadzenia działalności w kilku obiektach. Każdy z tych scenariuszy oznacza dodatkowe koszty i ryzyka. Dobra lokalizacja powinna odpowiadać nie tylko na dzisiejsze potrzeby przedsiębiorstwa, ale również na realne scenariusze jego rozwoju. 

Jak porównać dwie lokalizacje magazynowe? 

Skoro czynsz nie wystarcza do podjęcia decyzji, jak ocenić dostępne oferty? Warto rozdzielić dwa rodzaje kryteriów: warunki konieczne oraz czynniki podlegające porównaniu. 

Warunki konieczne to te wymagania, bez których magazyn nie będzie mógł prawidłowo realizować swojej funkcji. Mogą obejmować na przykład: 

• możliwość obsługi określonego obszaru w wymaganym czasie; 

• odpowiednią przepustowość, również w okresach sezonowych szczytów; 

• wymagane parametry techniczne i dostępność mediów; 

• możliwość uruchomienia operacji w założonym terminie; 

• brak przeszkód prawnych lub administracyjnych uniemożliwiających realizację projektu. 

Jeżeli obiekt nie spełnia choćby jednego z warunków koniecznych, powinien zostać odrzucony niezależnie od atrakcyjności stawki czynszu. Dopiero po weryfikacji tych wymagań warto przejść do porównania pozostałych parametrów. 

Pomocna może być ocena wielokryterialna, w której poszczególnym czynnikom przypisuje się wagi odpowiadające ich znaczeniu dla przedsiębiorstwa. 

Przykładowo koszty mogą odpowiadać za 40% oceny, poziom obsługi klienta za 25%, odporność operacyjna za 20%, a elastyczność i możliwości rozwoju za pozostałe 15%. Nie jest to uniwersalny model, który można zastosować w każdej firmie. Przedsiębiorstwo prowadzące sprzedaż internetową może nadawać szczególnie wysoką wagę szybkości dostaw. Producent działający w modelu just-in-time może z kolei uznać za kluczową niezawodność zaopatrzenia zakładu. Istotne jest jednak to, aby kryteria i ich znaczenie zostały ustalone przed wyborem preferowanej nieruchomości, a nie dopasowane do oferty, która już na początku wydaje się najbardziej atrakcyjna. To ważna różnica. Nie powinniśmy zmieniać strategii logistycznej tylko dlatego, że na rynku pojawił się dostępny budynek z korzystną stawką najmu. To budynek powinien odpowiadać na potrzeby biznesu, a nie biznes dostosowywać się za wszelką cenę do dostępnego budynku.

Sześć pytań, które warto zadać przed podpisaniem umowy najmu

Nawet najlepiej przygotowana analiza kosztowa opiera się na określonych założeniach. A te mogą się zmienić. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przetestować wybraną lokalizację w kilku scenariuszach. 

1. Co się stanie, jeśli popyt wzrośnie szybciej, niż zakładamy? Czy magazyn poradzi sobie ze zwiększonym wolumenem zamówień? Jak wpłynie to na koszty i przepustowość? 
2. Czy obiekt będzie działał efektywnie również w okresach szczytowych? Warto zweryfikować nie tylko przeciętny dzień operacyjny, ale również sytuacje wymagające znacznie większej wydajności. 
3. Czy rzeczywiste czasy transportu pozwolą dotrzymać zobowiązań wobec klientów? Odległość w kilometrach nie zawsze odpowiada czasowi przejazdu. Znaczenie mają infrastruktura drogowa, dostępność przewoźników i organizacja dostaw. 
4. Czy mamy wystarczające zasoby do prowadzenia operacji? Chodzi zarówno o pracowników i ich kwalifikacje, jak i o energię, infrastrukturę techniczną oraz możliwość wdrożenia planowanych technologii. 
5. Co się stanie, jeśli magazyn przestanie czasowo funkcjonować? Awaria, przerwa w dostawie energii czy inne zakłócenie mogą zatrzymać operacje. Warto wiedzieć, czy pozostałe elementy sieci logistycznej będą w stanie przejąć część zadań. 
6. Czy projekt nadal będzie opłacalny, jeśli zmienią się podstawowe założenia finansowe? Wyższe koszty pracy, transportu lub energii mogą zmienić wynik porównania lokalizacji. Analiza kilku wariantów pozwala lepiej zrozumieć ryzyko decyzji. 

Odpowiedzi na te pytania nie zastępują negocjacji umowy najmu. Pozwalają jednak znacznie lepiej określić, jakie warunki należy w niej zabezpieczyć i które ryzyka mają rzeczywiste znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.

Najpierw strategia, później adres 

Wybór magazynu jest często traktowany jako decyzja dotycząca nieruchomości. W rzeczywistości jest decyzją o sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa przez kolejne lata. Wpływa na koszty, jakość obsługi klientów, organizację transportu, dostępność pracowników, możliwości automatyzacji i odporność całej sieci logistycznej. Dlatego poszukiwanie magazynu powinno zaczynać się nie od przeglądania ofert, lecz od zrozumienia potrzeb biznesu i przepływów w łańcuchu dostaw. Dopiero wtedy można odpowiedzialnie porównać dostępne lokalizacje i rozpocząć negocjacje warunków najmu. 

O autorze 

Prof. Arkadiusz Kawa – ekspert w dziedzinie logistyki, związany z Uniwersytetem Ekonomicznym w Poznaniu, gdzie zajmuje się badaniami nad logistyką, usługami logistycznymi oraz obsługą handlu internetowego. Ekspert WLS Academy, w której prowadzi zajęcia poświęcone strategicznej roli lokalizacji magazynu w sieci logistycznej.