Przez wiele lat uczestnictwa w negocjacjach umów najmu magazynowego obserwuję pewną powtarzalną prawidłowość. Wiele negocjacji trwa dłużej, niż powinno. Najczęściej problem polega na tym, że strony nie rozumieją swoich perspektyw, potrzeb i ograniczeń.
Najemca koncentruje się na zapewnieniu ciągłości operacji, możliwości rozwoju biznesu i bezpieczeństwie swojej organizacji. Wynajmujący myśli o wartości aktywa, finansowaniu inwestycji, oczekiwaniach inwestorów i ryzyku wpływającym na przyszłe przepływy finansowe. Obie strony mówią o tym samym magazynie. Bardzo często jednak posługują się zupełnie innym językiem.
Podczas Synergy Congress postanowiłam zapytać o to przedstawicieli obu stron rynku. Piotra Skobałę, od lat związanego z logistyką i projektowaniem operacji magazynowych. Oraz Michała Stachurę, reprezentującego perspektywę dewelopera i inwestora. Pytanie brzmiało:
Czego najczęściej brakuje dziś w rozmowie pomiędzy operacją a właścicielem magazynu?
Zdaniem Piotra Skobało największym problemem pozostaje brak wspólnego języka pomiędzy operacją a nieruchomościami. Właściciel magazynu rozmawia o metrach kwadratowych, czynszu, długości najmu i stabilności przychodów. Operacja mówi o wolumenach, sezonowości, przepustowości, SLA, pracownikach i ryzyku przestojów. W efekcie rozmowa bardzo często zaczyna się od powierzchni, zamiast od procesów.
Tymczasem dobrze zaprojektowany magazyn powinien wynikać z logiki operacji. Z odpowiedzi na pytania dotyczące przyjęć, składowania, kompletacji, pakowania, wysyłek, zwrotów czy obsługi sezonowych pików sprzedażowych. Jak podkreśla Piotr, nadal zbyt rzadko rozmawiamy o tym, jak biznes będzie rzeczywiście funkcjonował w magazynie za trzy, pięć czy siedem lat. Jak zmienią się wolumeny? Czy pojawi się automatyzacja? Jak będą wyglądały zwroty? Czy wzrośnie udział e-commerce? Jakie będą wymagania klientów?
Bez odpowiedzi na te pytania trudno mówić o świadomym projektowaniu magazynu i jeszcze trudniej o świadomym negocjowaniu umowy najmu.
Deweloper też ma swoje ograniczenia
Perspektywa Michała Stachury pokazuje z kolei problem, który bardzo często obserwuję przy stole negocjacyjnym. Zdaniem Michała bardzo często po stronie najemcy brakuje zrozumienia biznesowego kontekstu wynajmującego. Manager logistyki doskonale zna swoją operację. Wie, jakie są wolumeny, procesy i potrzeby magazynu. Nie zawsze jednak rozumie, dlaczego pewne rozwiązania są trudne do zaakceptowania przez inwestora. Dlaczego nie każda ekspansja jest możliwa. Dlaczego break option wpływa na wartość aktywa. Dlaczego niektóre ograniczenia wynikają z wymagań finansujących banków lub partnerów inwestycyjnych.
Jak słusznie zauważa Michał, jest to dokładnie ten sam rodzaj ograniczenia, z którym każdego dnia mierzy się operacja w relacjach ze swoimi klientami. Po prostu występuje po drugiej stronie stołu.
Czego inwestor oczekuje od managera logistyki?
Zapytany o to, czego oczekiwałby dziś od managera logistyki uczestniczącego w negocjacjach umowy najmu, Michał wskazał trzy elementy.
Po pierwsze – znajomości biznesowego uzasadnienia projektu. Nie wystarczy dziś wiedzieć, ile metrów potrzebuje organizacja. Coraz większego znaczenia nabierają scenariusze wzrostu, plany automatyzacji, prognozy wolumenów i punkty zwrotne dla biznesu.
Po drugie – obecności finansów przy stole negocjacyjnym. Najem magazynowy bardzo często jest decyzją podejmowaną na siedem, dziesięć, a czasem nawet piętnaście lat. To nie jest wyłącznie decyzja operacyjna. To decyzja inwestycyjna, która wpływa na koszty, ryzyka i możliwości rozwoju organizacji.
Po trzecie – zrozumienia ograniczeń drugiej strony. Najlepsze negocjacje nie polegają na forsowaniu własnych postulatów. Polegają na zrozumieniu, dlaczego druga strona mówi „nie” i poszukiwaniu rozwiązań, które pozwolą osiągnąć cele obu stron.
Największy problem? Projektowanie w silosach
W praktyce bardzo często operacja, model biznesowy i umowa najmu projektowane są oddzielnie. Logistyka analizuje procesy. Finanse patrzą na budżet. Dział nieruchomości negocjuje powierzchnię. Prawnicy negocjują postanowienia umowy. Inwestor analizuje ryzyko i wartość aktywa. Każdy optymalizuje swój fragment procesu. Problem pojawia się wtedy, gdy nikt nie patrzy na całość.
Tymczasem projektowanie odpornej i bezpiecznej dla obu stron umowy najmu zaczyna się dużo wcześniej niż przy redagowaniu konkretnych postanowień umowy. Wymaga wspólnego zdefiniowania scenariuszy biznesowych, przewidzenia możliwych zmian operacyjnych, zrozumienia ograniczeń inwestycyjnych oraz przełożenia tego na rozwiązania, które będą działały nie tylko w dniu podpisania umowy, ale również kilka lat później.
Kompetencje przyszłości
Coraz wyraźniej widać, że sama wiedza operacyjna przestaje dziś wystarczać. Manager logistyki uczestniczący w procesach najmu magazynowego musi coraz częściej rozumieć również finanse, nieruchomości, ryzyko, model inwestycyjny oraz konsekwencje biznesowe podejmowanych decyzji. Podobnie osoby reprezentujące właścicieli nieruchomości muszą lepiej rozumieć operację, procesy logistyczne i wyzwania, z którymi mierzą się ich najemcy.
To właśnie dlatego powstała WLS Academy – program rozwojowy, który łączy perspektywę logistyki, nieruchomości, finansów i prawa w jeden wspólny język biznesowy.
Jeśli rozpoznajesz te wyzwania, jeśli uczestniczysz w procesach najmu magazynowego jako manager logistyki, przedstawiciel dewelopera, doradca lub asset manager – WLS Academy powstała właśnie z myślą o Tobie.
Program w metodzie WAREFLOW to osiem modułów, które po raz pierwszy łączą perspektywę operacyjną, finansową, prawną i inwestycyjną w jeden spójny obraz procesu najmu. Nie po to, żeby każdy stał się ekspertem od wszystkiego, ale żeby wszyscy przy stole negocjacyjnym zaczęli mówić tym samym językiem.
Pierwsza edycja startuje w październiku 2026. Liczba miejsc jest ograniczona.
Artykuł przygotowała:
Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association, twórczyni WLS Academy – przestrzeni rozwijania kompetencji profesjonalistów odpowiedzialnych za operację, najem i rozwój biznesu w sektorze magazynowym i logistycznym.
Potrzebujesz indywidualnego dodatkowego wsparcia?
