Czy Twoja umowa logistyczna nadąży za zmianą biznesu?  

Logistyka należy do obszarów najbardziej podatnych na zmiany. Sezonowość, skoki wolumenów, rozwój nowych kanałów sprzedaży, automatyzacja, zmiany regulacyjne czy presja kosztowa potrafią w ciągu kilkunastu miesięcy całkowicie przeformułować model operacyjny przedsiębiorstwa. Dlatego kluczowe pytanie, jakie warto zadać przed podpisaniem umowy z operatorem logistycznym 3PL, brzmi: czy kontrakt pozwoli reagować na zmiany jutra? 

1. Czy można zmienić wolumen w umowie 3PL?

To zależy od tego, jak umowa została zaprojektowana. Pewne jest to, że prognozy wolumenowe zakładane na etapie negocjacji umów 3PL bardzo rzadko sprawdzają się w długim okresie. Już po kilku miesiącach rzeczywista skala operacji odbiega od pierwotnych założeń, często znacząco. Wzrost sprzedaży, nowy kontrakt handlowy, wejście na zagraniczny rynek albo przeciwnie – spowolnienie popytu powodują, że magazyn i procesy zaczynają funkcjonować w zupełnie innym rytmie niż przy podpisywaniu umowy. 

Jeżeli kontrakt nie przewiduje mechanizmów reagowania na odchylenia wolumenowe, pojawia się napięcie. Operator wskazuje, że rzeczywista skala operacji wykracza poza uzgodnione parametry i wymaga dodatkowych zasobów (ludzi, powierzchni, infrastruktury). Jeżeli strony przewidziały progi wolumenowe, mechanizmy przeglądu, klauzule adaptacyjne lub jasno określiły, w jakim zakresie zmiana mieści się jeszcze w ramach uzgodnionego scope of work, zmiana wolumenu jest elementem zarządzanym kontraktowo. Jeżeli takich mechanizmów brak, każda istotna odchyłka może zostać potraktowana jako wyjście poza zakres usług i wymagać renegocjacji. Dobrą praktyką są jasno określone mechanizmy reagowania na odchylenia wolumenowe. Nie chodzi o automatyczne podnoszenie stawek, lecz o uruchomienie formalnego procesu adaptacyjnego, zanim problem przełoży się na jakość obsługi. 

Powyższe pokazuje, jak istotne jest precyzyjne opisanie zakresu usług oraz parametrów operacyjnych, nie tylko w treści głównej umowy, lecz także w załącznikach. O tym, jak prawidłowo definiować zakres usług i unikać pozornej „oczywistości” pojęć takich jak kompleksowa obsługa logistyczna, pisaliśmy szerzej w artykule „Co właściwie znaczy kompleksowa obsługa logistyczna”.

2. Czy operator logistyczny może podnieść ceny?

Odpowiedź nie powinna zależeć od bieżącej siły negocjacyjnej stron, lecz od konstrukcji kontraktu. Logistyka jest sektorem silnie uzależnionym od zmiennych kosztowych: pracy, energii, paliwa, usług podwykonawców czy technologii. Umowa, która nie przewiduje żadnej formy indeksacji ani mechanizmu korekty wynagrodzenia, w praktyce przerzuca całe ryzyko kosztowe na jedną ze stron, operatora. W krótkim okresie może to wydawać się korzystne dla klienta. W dłuższej perspektywie brak mechanizmów dostosowawczych prowadzi jednak do napięć, pogorszenia jakości usług albo prób rekompensowania rosnących kosztów poprzez dodatkowe opłaty lub ograniczanie wsparcia operacyjnego. 

Przejrzysta indeksacja albo klauzula renegocjacyjna jest narzędziem stabilizującym współpracę i utrzymującym równowagę ekonomiczną kontraktu, szczególnie w okresach podwyższonej inflacji czy niestabilności rynkowej.

3. Kto ponosi koszt automatyzacji w trakcie umowy 3PL?

Coraz częściej w trakcie trwania umowy pojawiają się inwestycje w automatyzację: systemy sortujące, AS/RS, dodatkowe linie pakujące, zmiany w layoutach magazynu czy integracje IT. Z perspektywy biznesu są to naturalne kroki rozwojowe. Z perspektywy kontraktu potencjalne źródło sporów, jeśli umowa nie określa, w jaki sposób takie zmiany są inicjowane, wdrażane i rozliczane. 

Kluczowe znaczenie ma jasne określenie w umowie 

• kto inicjuje zmiany procesowe,  

• kto ponosi ich koszt,  

• jak wpływają one na KPI (warto pamiętać, że zmiany procesowe często wpływają na wskaźniki efektywności. O tym, jak konstruować KPI i SLA w sposób, który wspiera współpracę, a nie ją blokuje, pisaliśmy w artykule „KPI i SLA w logistyce – jak zmienić wskaźniki w narzędzie partnerskiej współpracy” oraz  

• w jakim trybie są uzgadniane i dokumentowane.  

Brak takich postanowień powoduje, że każda inwestycja staje się negocjacją od zera, co spowalnia rozwój i generuje niepotrzebne napięcia. W praktyce dobrze skonstruowany kontrakt powinien zakładać, że procesy będą ewoluować.  

4. Czy umowa 3PL przewiduje mechanizm zarządzania sezonowością?

Logistyka nie funkcjonuje w „równych miesiącach”. Grudzień potrafi oznaczać 200% standardowego wolumenu, podczas gdy styczeń przynosi gwałtowny spadek. Dlatego warto sprawdzić jak zgodnie z umową rozliczane są piki sprzedażowe? Czy ryczałt obejmuje okresy skrajnego obciążenia? Czy istnieje elastyczność zatrudnienia i kosztów?  

Umowa, która nie przewiduje sezonowości, niemal zawsze generuje napięcia. Operator wskazuje na nadzwyczajne obciążenie zasobów, klient oczekuje realizacji w standardowych warunkach finansowych. Mechanizmy sezonowe: progi, zmienne komponenty wynagrodzenia, elastyczne zasady zatrudnienia stabilizują relację i ograniczają ryzyko konfliktów.

5. Czy umowa logistyczna pozwala zmienić zakres usług?

Rozwój biznesu rzadko przebiega liniowo. Nowy kanał sprzedaży, wejście na marketplace, zmiana modelu fulfillment czy rozszerzenie obsługi zwrotów wymagają modyfikacji procesów. Jeżeli umowa nie przewiduje trybu rozszerzania zakresu usług, każda zmiana oznacza pełną renegocjację. 

Tymczasem elastyczny kontrakt powinien zawierać mechanizm: wprowadzania nowych usług, ustalania dodatkowego wynagrodzenia, aktualizacji załączników operacyjnych. 

6. Jak zakończyć umowę z operatorem logistycznym bez paraliżu operacji?

Elastyczność umowy to nie tylko zdolność dostosowania się do wzrostu lub spadku wolumenów. To również możliwość kontrolowanego zakończenia współpracy, jeżeli model przestaje odpowiadać potrzebom biznesowym. Zbyt długie okresy wypowiedzenia, brak procedur migracji operacji czy niejasne obowiązki w okresie przejściowym mogą sprawić, że nawet nieefektywna współpraca będzie trwała zbyt długo, kosztem stabilności operacyjnej i finansowej klienta. 

Dobrze zaprojektowany kontrakt 3PL powinien zawierać jasne przesłanki wypowiedzenia, mechanizmy przejęcia operacji lub przekazania ich innemu operatorowi oraz obowiązki współpracy w okresie przejściowym. Takie rozwiązania nie osłabiają relacji, lecz budują jej dojrzałość. Świadomość, że istnieje uporządkowany scenariusz wyjścia, często paradoksalnie wzmacnia stabilność współpracy. 

Podsumowanie 

Najlepsze kontrakty logistyczne zakładają zmienność jako normę i tworzą mechanizmy pozwalające nią zarządzać. Elastyczność zapisana w umowie oznacza dojrzałość biznesową i świadomość, że łańcuch dostaw jest dynamicznym organizmem. 

Jeżeli przed podpisaniem kontraktu nie odpowiemy sobie na pytanie, jak zareagujemy na wzrost, spadek, automatyzację czy zmianę modelu sprzedaży, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w momencie dynamicznej zmiany zapłacimy za to konfliktem, renegocjacją pod presją czasu albo utratą przewagi konkurencyjnej. 

Jeśli potrzebujesz wsparcia w optymalizacji umowy logistycznej lub przeprowadzeniu jej audytu, skontaktuj się z nami. 

Artykuł przygotowali: 

Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association.  

Piotr Skobało – doradca strategiczny z obszaru logistyki i zarządzania łańcuchami dostaw, Partner Zarządzający w Magna Valor, Wice Prezes Region Europa w Tompkins Ventures, wykładowca akademicki. 

Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu bezpośrednio na [LinkedIn Żanety] oraz [LinkedIn Piotra].