Kara umowna w umowie najmu magazynu liczona od zindeksowanego czynszu? Ryzyko, o którym strony często zapominają 

Kara umowna w umowach najmu powierzchni magazynowych wciąż bywa traktowana jako „bezpieczny wentyl” na wypadek wcześniejszego rozwiązania umowy albo niewykonania określonych obowiązków. W praktyce jednak sposób jej konstruowania bardzo często prowadzi do poważnych problemów – od sporów interpretacyjnych, przez ryzyko miarkowania, aż po nieważność całego postanowienia. Jednym z częściej powielanych błędów jest powiązanie wysokości kary umownej z czynszem obowiązującym w chwili jej naliczenia, a więc już po indeksacji. Rozwiązanie to jest pozornie proste, ale prawnie obarczone istotnym ryzykiem. 

Czym jest kara umowna i jaką funkcję pełni w umowie najmu? 

Kara umowna to zastrzeżone w umowie, z góry określone świadczenie pieniężne należne w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. O samej istocie kary umownej, jej funkcjach oraz o tym, dlaczego „wysoka kara” nie zawsze oznacza dobre zabezpieczenie interesów stron, pisałam w artykule Kara umowna – najbardziej przeceniane zabezpieczenie? W tym tekście idę krok dalej i skupiam się na jednym, bardzo konkretnym problemie praktycznym: dlaczego opieranie kary umownej na zindeksowanym czynszu w umowach najmu magazynowego może być ryzykowne. 

W umowie najmu powierzchni magazynowej kara umowna pełni kilka funkcji jednocześnie. Po pierwsze, ma charakter dyscyplinujący, motywuje strony do wykonywania zobowiązań zgodnie z umową. Po drugie, pełni funkcję kompensacyjną, upraszczając dochodzenie roszczeń bez konieczności wykazywania wysokości szkody. Po trzecie wreszcie, jest narzędziem zarządzania ryzykiem w długoterminowych projektach inwestycyjnych, w których wysokość nakładów i potencjalnych strat jest znacząca. 

Właśnie dlatego kara umowna tak często pojawia się w umowach najmu magazynów, szczególnie przy wcześniejszym rozwiązaniu umowy, opóźnieniach w wydaniu obiektu czy niewłaściwym zwrocie powierzchni.

Dlaczego kluczowe znaczenie ma wymóg określoności kary umownej?  

Jednym z podstawowych warunków skuteczności kary umownej jest jej określoność. Oznacza to, że już w chwili zawarcia umowy strony muszą być w stanie ustalić wysokość kary albo co najmniej sposób jej jednoznacznego obliczenia. 

Dopuszczalne są więc takie konstrukcje, w których kara: 

• ma postać konkretnej kwoty, 

• stanowi określony procent znanej wartości, 

• jest wielokrotnością jasno wskazanej, istniejącej w dniu zawarcia umowy podstawy. 

Problem pojawia się wtedy, gdy wysokość kary uzależniona jest od elementów, które w momencie podpisywania umowy nie są znane i których przyszłej wartości nie da się przewidzieć. W takim przypadku kara umowna przestaje być „z góry określona” i traci jeden ze swoich fundamentalnych elementów. 

Gdzie w praktyce zaczyna się problem: czynsz „obowiązujący w chwili naliczenia kary”? 

W wielu umowach najmu magazynowego spotyka się postanowienia, zgodnie z którymi kara umowna jest liczona jako wielokrotność czynszu „obowiązującego w chwili naliczenia kary” lub „aktualnego czynszu”. 

Z perspektywy negocjacyjnej takie rozwiązanie bywa postrzegane jako uczciwe ekonomicznie. Wynajmujący argumentuje, że kara powinna odpowiadać aktualnej wartości rynkowej umowy, a nie historycznej stawce sprzed kilku lat. Problem polega na tym, że „czynsz obowiązujący w chwili naliczenia kary” to w praktyce czynsz po indeksacji, a więc wartość, której wysokości nie znamy w dniu zawarcia umowy i która zależy od przyszłych, zmiennych wskaźników. 

Indeksacja czynszu a kara umowna – dlaczego to ryzykowne połączenie? 

Indeksacja czynszu jest mechanizmem dynamicznym. Jej celem jest ochrona ekonomicznej wartości świadczenia pieniężnego w czasie, a jej wysokość zależy od czynników zewnętrznych. 

W umowach najmu powierzchni magazynowych indeksacja czynszu najczęściej opiera się na Zharmonizowanym Wskaźniku Cen Konsumpcyjnych (HICP) dla Unii Europejskiej, publikowanym przez Eurostat. Mechanizm ten powoduje, że wysokość czynszu po indeksacji zależy od zewnętrznych wskaźników makroekonomicznych i nie jest możliwa do precyzyjnego określenia na moment zawarcia umowy. 

Kara umowna działa natomiast na zupełnie innej zasadzie. Jej skuteczność opiera się na przewidywalności i jednoznaczności. Połączenie tych dwóch mechanizmów prowadzi do sytuacji, w której wysokość kary nie jest znana w momencie zawarcia umowy, a jej ustalenie wymaga sięgnięcia do przyszłych, niepewnych danych. 

W efekcie kara umowna traci cechę określoności, co otwiera drogę do kwestionowania jej ważności oraz osłabienia pozycji strony, która miała być chroniona tym zabezpieczeniem. 

Jak skonstruować karę umowną w sposób bezpieczny i skuteczny? 

Rozwiązaniem, które w praktyce pozwala uniknąć powyższych ryzyk, jest oparcie kary umownej na stawkach czynszu obowiązujących w dniu zawarcia umowy, bez uwzględniania przyszłej indeksacji. 

W takiej konstrukcji strony mogą: 

• jasno wskazać czynsz bazowy jako podstawę kary, 

• zastosować procent lub wielokrotność tej stawki, 

• wprowadzić zróżnicowanie wysokości kary w zależności od momentu naruszenia (np. inne wartości w pierwszych latach umowy). 

Taki model spełnia wymóg określoności, jest przewidywalny dla obu stron i zdecydowanie lepiej „broni się” w sytuacji sporu. 

Co to oznacza z perspektywy biznesowej? 

Dla najemcy prawidłowo określona kara umowna oznacza możliwość realnej oceny ryzyka i kosztów związanych z umową. Dla wynajmującego natomiast większą pewność, że zastrzeżone zabezpieczenie będzie skuteczne.  

Kara umowna nie funkcjonuje w oderwaniu od całej konstrukcji umowy. Jest elementem większego procesu i dopiero jego zrozumienie pozwala tworzyć rozwiązania, które mają realną wartość dla stron. 

Artykuł przygotowała:  

Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association.