Kara umowna – najbardziej przeceniane zabezpieczenie? 

Kara umowna jest jednym z częściej stosowanych postanowień zabezpieczających w umowach. Pojawia się niemal automatycznie: w umowach najmu, kontraktach logistycznych, umowach przewozowych, umowach o współpracę, SLA, NDA – wszędzie tam, gdzie strony chcą „zabezpieczyć się” przed ryzykiem opóźnienia, braku wykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Z tym że bardzo często jedyne, co zapewnia kara umowna, to poczucie bezpieczeństwa, które z realną ochroną ma niewiele wspólnego. 

W praktyce kara umowna często bywa nieskuteczna, nieważna, trudna do wyegzekwowania, a czasem nawet działa na korzyść dłużnika, a nie wierzyciela. W tym artykule pokazujemy, dlaczego kara umowna jest naszym zdaniem jednym z najbardziej przecenianych narzędzi zabezpieczania umów oraz w jakich sytuacjach nie spełni swojej funkcji. 

Czym kara jest umowna? 

Kara umowna to dodatkowe, z góry określone zobowiązanie pieniężne, należne w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Strony umawiają się, że jeśli dojdzie do naruszenia danego obowiązku, dłużnik zapłaci wierzycielowi określoną sumę bez konieczności wykazywania wysokości szkody. Kwota tej „rekompensaty” może zostać wskazana wprost albo określona za pomocą wzoru, np. procentu wartości świadczenia głównego za każdy dzień zwłoki. Kary umownej nie można zastrzec np. za nieterminową płatność, lecz wyłącznie na wypadek braku spełnienia świadczenia niepieniężnego (np. nienależytego wykonania zlecenia, opóźnienia w dostawie towarów czy naruszenia poufności). 

Zamieszczenie w umowie postanowienia o karze umownej ma pełnić funkcję dyscyplinującą, z założenia ma zwiększać prawdopodobieństwo prawidłowego wykonania zobowiązania. Jednak sama obecność takiego postanowienia nie gwarantuje jeszcze skuteczności zabezpieczenia. Aby kara mogła skutecznie spełniać swoją funkcję, musi być prawidłowo skonstruowana, adekwatna do charakteru umowy i osadzona w systemie innych zabezpieczeń. 

Warto bowiem pamiętać, że kara umowna to jedynie postanowienie w umowie, nie przesądza o tym, że kontrahent zapłaci ją dobrowolnie, gdy zajdzie przewidziana sytuacja. Jeżeli odmówi, konieczne będzie dochodzenie zapłaty w sądzie, często w kilkuletnim procesie. W trakcie takiego postępowania dłużnik może podnosić liczne zarzuty, w tym zarzut miarkowania wysokości kary. Co więcej, nawet wygrana w sądzie nie zawsze przekłada się na realne odzyskanie środków, w szczególności gdy dłużnik utracił płynność lub stał się niewypłacalny. 

Z powyższych względów rekomendujemy łączyć karę umowną z innymi zabezpieczeniami, przykładowo z zabezpieczeniem w postaci dobrowolnego poddania się egzekucji. Wprowadzenie więcej niż jednego mechanizmu zabezpieczającego zwiększa szansę, że umowa zostanie wykonana zgodnie z ustaleniami. 

Podsumowując, kara umowna: 

• nie działa przy zobowiązaniach pieniężnych; 

• nie zastępuje weryfikacji kontrahenta ani innych zabezpieczeń; 

• nie gwarantuje zapłaty; 

• nie omija procesu sądowego; 

• nie daje wierzycielowi uprzywilejowanej pozycji w egzekucji. 

Choć sama konstrukcja kary umownej wydaje się prosta, jej skuteczność w dużej mierze zależy od tego, jak zostanie sformułowana w umowie. To właśnie na etapie redakcji postanowień dotyczących kar pojawia się najwięcej błędów. Poniżej omawiamy kilka najczęściej spotykanych problemów, które warto wziąć pod uwagę. 

Kara umowna oderwana od realnej szkody 

Choć to strony decydują o wysokości kary umownej, warto pamiętać, że jej poziom powinien pozostawać w rozsądnej relacji do możliwej szkody. Kara umowna stanowi bowiem uproszczony ekwiwalent odszkodowania i nie może prowadzić do bezpodstawnego wzbogacenia wierzyciela kosztem dłużnika. Innymi słowy, wysokość kary powinna odzwierciedlać realne ryzyko kontraktowe, a nie być narzędziem represyjnym. 

Jeżeli kara umowna okaże się rażąco wygórowana  albo gdy zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części dłużnik może żądać zmniejszenia jej wysokości (tzw. miarkowania). Jeżeli sąd uzna taki zarzut za zasadny, kara zostanie wprawdzie zasądzona, lecz w wysokości niższej niż żądana. W praktyce oznacza to, że nawet wygrywając spór co do zasady, wierzyciel może ponieść część kosztów procesu, ponieważ dochodził nieadekwatnej kwoty. 

Gdy kara umowna działa przeciwko wierzycielowi 

W określonych sytuacjach zastrzeżenie kary umownej może paradoksalnie działać na korzyść dłużnika, a nie wierzyciela. Dzieje się tak wówczas, gdy kara umowna pełni funkcję limitu odpowiedzialności dłużnika, a umowa nie przewiduje możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego. Co do zasady bowiem żądanie naprawienia szkody przewyższającej wysokość kary umownej nie jest dopuszczalne, o ile strony wyraźnie nie zastrzegły takiej opcji w umowie.  

W praktyce oznacza to, że jeżeli kara została określona na poziomie niższym niż poniesiona szkoda, a nie przewidziano prawa do dochodzenia roszczeń ponad tę kwotę, wierzyciel nie będzie mógł domagać się dodatkowego odszkodowania, nawet jeśli wynikłe naruszenie umowy generuje straty znacząco wyższe niż wysokość samej kary. 

Kara sprzeczna z przepisami szczególnymi 

W obrocie przewozowym nie należy stosować kar umownych, które ignorują ustawowe limity odpowiedzialności przewoźnika wynikające z prawa przewozowego lub konwencji CMR. Powszechna praktyka polegająca na nakładaniu na przewoźników kar umownych praktycznie za każde naruszenie obowiązków kontraktowych nie znajduje oparcia w przepisach i często całkowicie pomija kwotowe ograniczenia odpowiedzialności, które mają charakter bezwzględnie obowiązujący. 

Zgodnie z prawem przewozowym odszkodowanie za szkodę wynikłą ze zwłoki w przewozie krajowym nie może przekroczyć dwukrotności przewoźnego. Natomiast w przewozach międzynarodowych górną granicę odpowiedzialności za opóźnienie wyznaczają przepisy konwencji CMR, które wymagają od poszkodowanego nie tylko wykazania faktu szkody i jej wysokości, ale również ograniczają odszkodowanie do wysokości frachtu. 

W konsekwencji wszelkie postanowienia o karach umownych, które przewidują odpowiedzialność przewoźnika ponad ustawowe limity, są nieważne jako sprzeczne z przepisami prawa przewozowego lub CMR. Nawet jeśli taka kara została wprowadzona do umowy i zaakceptowana przez strony, nie może wywołać skutków prawnych. 

Kara umowna mylona z KPI 

Jednym z częstszych błędów, zwłaszcza w kontraktach logistycznych, jest również wrzucanie kar umownych do jednego katalogu sankcji wraz z sankcjami za niewykonanie KPI. W praktyce są to jednak dwa zupełnie odmienne mechanizmy, o innej funkcji i innej podstawie prawnej. Kara umowna, jak wskazano wyżej, to zryczałtowane odszkodowanie należne w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. KPI natomiast stanowią zestaw parametrów jakościowych, których niespełnienie może uruchamiać tzw. mechanizm bonus–malus, czyli korektę wynagrodzenia w górę lub w dół w zależności od osiągniętych wyników.  

Dlatego postanowienia typu: „za niewykonanie KPI operator zapłaci karę umowną” mogą w praktyce prowadzić do niekorzystnych konsekwencji, w tym do uznania, że kara została zastrzeżona nieskutecznie, a więc nie ma podstaw do jej egzekwowania. Temat ten szerzej omówiliśmy w artykule „KPI i SLA w logistyce – jak zmienić wskaźniki w narzędzie partnerskiej współpracy”. 

Najczęstsze błędy w zastrzeganiu kar umownych 

Podsumowując powyższe rozważania, w praktyce najczęściej spotyka się kilka powtarzalnych błędów. Po pierwsze, zastrzeganie kary na wypadek niewykonania zobowiązania pieniężnego. Po drugie, wprowadzanie kar sprzecznych z przepisami szczególnymi (jak prawo przewozowe czy konwencja CMR), które ustanawiają bezwzględne limity odpowiedzialności. Kolejnym problemem są kary rażąco wygórowane, otwierające drogę do ich miarkowania, co często prowadzi do jedynie częściowego uwzględnienia roszczenia lub nawet obciążenia wierzyciela kosztami procesu. 

Nie można pominąć także kar sformułowanych w sposób nieprecyzyjny, bez jasnego określenia obowiązków, których dotyczą, co znacząco utrudnia wykazanie naruszenia i generuje spory interpretacyjne. Wreszcie, wielu przedsiębiorców nieświadomie ogranicza swoje prawo do dochodzenia pełnego odszkodowania, traktując karę jako maksymalny poziom odpowiedzialności dłużnika, choć nie taki był ich zamysł. 

Błędy dotyczące kar w umowach najmu magazynu 

W innym wpisie:  Kara umowna w umowie najmu magazynu liczona od zindeksowanego czynszu? Ryzyko, o którym strony często zapominają przyglądamy się innemu błędowi, który często pojawia się w umowach najmu powierzchni magazynowych, a dotyczy braku możliwości określenia wysokości kary umownej. To tylko jeden z wielu przykładów, które w praktyce rynkowej pojawiają się zaskakująco często, zarówno po stronie wynajmujących, jak i najemców. 

Zrozumienie konsekwencji tych postanowień w umowach, to krok do większej pewności w procesie negocjacji umów najmu. I właśnie dlatego, jeśli pracujesz jako leasing manager dewelopera magazynowego lub funduszu inwestującego w nieruchomości logistyczne, uczestniczysz w procesie najmu po stronie najemcy, wspierasz proces najmu jako agent w obszarze nieruchomości komercyjnych lub konsultant logistyczny i chcesz negocjować skuteczniej — z większą pewnością siebie wynikającą ze zrozumienia procesu oraz perspektywy wszystkich jego uczestników — to koniecznie dołącz do #siećWLS. To właśnie tam w pierwszej kolejności podzielę się informacjami o nadchodzących działaniach i możliwościach udziału w projekcie, który połączy perspektywę prawną i biznesową w najmie nieruchomości magazynowych. Tworzymy miejsce, które ma pomóc uczestnikom procesu najmu lepiej rozumieć mechanizmy stojące za kluczowymi decyzjami inwestycyjnymi i negocjacjami umów i poczuć się dzięki temu pewniej przy stole negocjacyjnym. 

Podsumowanie 

Kara umowna jest narzędziem przydatnym, ale tylko wtedy, gdy jest stosowana świadomie i prawidłowo skonstruowana. W praktyce najmu magazynowego zrozumienie jej ograniczeń pozwala uniknąć kosztownych błędów, które ujawniają się dopiero na etapie sporu. Dobrze przygotowana umowa to nadal najlepszy sposób na ograniczenie ryzyka operacyjnego i finansowego. 

Żaneta Ścigała – radczyni prawna specjalizująca się w doradztwie dla sektora nieruchomości magazynowych i logistyki. Partnerka w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, współzałożycielka E-Commerce Logistics Experts Association.